हम विनियम लिख रहे हैं: विकास के लिए सिफ़ारिशें। आदर्श नियम. कंपनी के आंतरिक नियम क्या नहीं होने चाहिए? कंपनी प्रबंधन के नियम

(बिजनेस इंजीनियरिंग टेक्नोलॉजीज)

यह आलेख विकासशील प्रक्रिया और संरचनात्मक नियमों के लिए आधुनिक प्रौद्योगिकियों का वर्णन करता है, जिनके उपयोग से कंपनी की प्रभावशीलता और दक्षता सुनिश्चित करने के लिए नियम काम करेंगे।

1. नियामक प्रणाली की संरचना

कंपनी के विनियमन की चौड़ाई और गहराई के आधार पर, व्यवहार में, कई दर्जन से लेकर कई सौ नियामक दस्तावेज़ विकसित किए जाते हैं। उन्हें दो समूहों में विभाजित किया गया है: प्रक्रिया नियम, जो कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को विनियमित करते हैं, और संरचनात्मक नियम, जो इसकी संगठनात्मक संरचना को औपचारिक बनाते हैं।

दस्तावेज़ों के इस सेट को व्यवस्थित करने के लिए, दस्तावेज़ों के दो समूहों में से प्रत्येक को तीन उपसमूहों में विभाजित किया जा सकता है, जिनका उपयोग उद्यम के विभिन्न स्तरों को विनियमित करने के लिए किया जाता है: ऊपरी, मध्य और निचला। इस संरचना के परिणामस्वरूप, नियमों के छह समूह प्राप्त होते हैं, जिन्हें तालिका में दिखाया गया है। 1.

मेज़ 1. उद्यम को विनियमित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले नियमों के समूह

विनियमों के छह समूह आपस में जुड़े हुए हैं, और नियामक प्रणाली का निर्माण करते समय, इन संबंधों को इंगित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, प्रक्रिया विनियमों के एक समूह के लिए, प्रक्रिया प्रणाली पर विनियमन शीर्ष-स्तरीय दस्तावेज़ है। यह विस्तृत है और अधिक विस्तृत विनियमों को संदर्भित करता है - प्रक्रियाओं पर विनियम। बदले में, प्रक्रिया नियम अधिक विस्तृत प्रक्रिया नियमों और तकनीकी मानचित्रों को संदर्भित करते हैं।

संरचनात्मक नियम एक ही योजना के अनुसार परस्पर जुड़े हुए हैं। कंपनी के संगठनात्मक ढांचे पर विनियमन एक शीर्ष-स्तरीय विनियमन है। यह विस्तृत है और इसे निर्दिष्ट करने वाली संरचनात्मक इकाइयों के प्रावधानों को संदर्भित करता है। इसके बाद, विभाग के नियम नौकरी विवरण और कार्मिक नौकरी विवरण का उल्लेख करते हैं, जिसमें पदों द्वारा निष्पादित प्रक्रियाओं के बारे में विस्तृत जानकारी होती है। इस प्रकार, प्रक्रिया और संरचनात्मक नियमों के पदानुक्रमित पेड़ प्राप्त होते हैं (चित्र 1 देखें)।

चावल। 1. प्रक्रिया और संरचनात्मक नियमों के पदानुक्रमित वृक्ष

में से एकमहत्वपूर्ण नियमकिसी उद्यम की गतिविधियों के विनियमन में कहा गया है कि प्रक्रिया नियमों का पदानुक्रमित वृक्ष व्यावसायिक प्रक्रियाओं के वृक्ष का प्रतिबिंब होना चाहिए, और संरचनात्मक नियमों का पदानुक्रमित वृक्ष उद्यम की संगठनात्मक संरचना के वृक्ष का प्रतिबिंब होना चाहिए।

प्रक्रिया और संरचनात्मक नियम विकसित करते समय, निचले स्तर के दस्तावेज़ों को उन उच्च-स्तरीय दस्तावेज़ों का भी उल्लेख करना चाहिए जिनका वे विवरण देते हैं। नियामक दस्तावेजों में ऐसे क्रॉस-रेफरेंस डालने से उनकी उपयोगिता में सुधार होगा।

दूसरा नियम, जिसका उपयोग विनियमन प्रणाली विकसित करते समय किया जाना चाहिए: प्रक्रिया नियम पहले विकसित किए जाते हैं, और उसके बाद ही उनके आधार पर संरचनात्मक दस्तावेज़ बनाए जाते हैं। यह संगठन डिजाइन के क्लासिक्स द्वारा तय होता है, जिसके अनुसार व्यावसायिक प्रक्रियाएं संगठनात्मक संरचना की तुलना में अधिक प्राथमिक होती हैं और इसकी संरचना निर्धारित करती हैं।

इन नियमों के उपयोग से यह सुनिश्चित होगा कि संरचनात्मक और प्रक्रिया नियम एक-दूसरे के विपरीत नहीं हैं, स्पष्ट रूप से परिभाषित, संरचित और उपयोग में आसान हैं। इससे समग्र रूप से नियामक प्रणाली की दक्षता में वृद्धि होगी।

2. रूसी कंपनियों में विशिष्ट नियामक समस्याएं और उन्हें हल करने के तरीके

रूसी कंपनियों में विनियमन की समस्या का विश्लेषण

कई रूसी कंपनियों में नियामक प्रणाली से संबंधित एक ही प्रमुख समस्या है। इसे सरलता से तैयार किया गया है: "विनियम काम नहीं करते!" और इस तथ्य में व्यक्त किया गया है कि: ए) दस्तावेज़ निष्पादित नहीं किए गए हैं, और बी) दस्तावेज़ अप्रासंगिक हैं, यानी, वे कंपनी में प्रक्रियाओं, संगठनात्मक संरचना और जिम्मेदारियों के वितरण की वास्तविक प्रगति के अनुरूप नहीं हैं। ये दो प्रमुख समस्याएं आपस में मजबूती से जुड़ी हुई हैं और एक दूसरे को जन्म देती है। नियमों का पालन नहीं किया जाता और इसका एक कारण उनका अप्रासंगिक होना भी है. और इसके विपरीत, कार्यान्वयन की कमी के कारण नियम अप्रासंगिक हैं। समस्याओं की इस उलझन को सुलझाने के लिए, मुख्य समस्या का कारण-और-प्रभाव विश्लेषण करने की सलाह दी जाती है।

चित्र में. चित्र 2 व्यवसाय मॉडलिंग सॉफ़्टवेयर उत्पाद में विकसित "विनियम काम नहीं करते!" समस्या के कारण-और-प्रभाव विश्लेषण और समाधान का एक आरेख दिखाता है। "बिजनेस इंजीनियर".

चावल। 2. कारण-और-प्रभाव विश्लेषण और समस्या के समाधान का आरेख
"विनियम काम नहीं करते!", सॉफ्टवेयर उत्पाद "बिजनेस इंजीनियर" में विकसित किया गया

रूसी कंपनियों में नियमों को विकसित करने और लागू करने के अनुभव से पता चला है कि विनियमन की प्रमुख समस्या दो कारणों से उत्पन्न होती है।

पहला समूहइसमें वे कारण शामिल हैं जो विकसित दस्तावेज़ों की निम्न गुणवत्ता और विशेष रूप से उनकी अप्रासंगिकता से जुड़े हैं। दूसरा समूहइसका कारण कई रूसी कंपनियों में कर्मचारियों को नियमों का पालन करने के लिए प्रोत्साहित करने वाले तंत्र का अविकसित होना है, जो कम प्रदर्शन अनुशासन के कारण और भी बढ़ गया है।

कारण-और-प्रभाव विश्लेषण आरेख में कारणों के ये दो समूह दर्शाते हैं प्रथम स्तर के कारणमुख्य समस्या "विनियम काम नहीं करते!"

कारण-और-प्रभाव विश्लेषण की शब्दावली के अनुसार, इनमें से प्रत्येक समूह में शामिल हैं दूसरे स्तर के कारण, जो अधिक गहराई के कारण उत्पन्न होता है तीसरे स्तर के कारण. आगे, कारणों के प्रत्येक समूह और उनके समाधान पर विस्तार से चर्चा की जाएगी।

चित्र में दिखाए गए कारण-और-प्रभाव आरेख में। 2, तीर विभिन्न स्तरों पर कारणों के बीच कारण-और-प्रभाव संबंधों को दर्शाते हैं। एक प्रमुख समस्या के लिए, समान स्तर के कारणों के बीच कारण-और-प्रभाव संबंध मौजूद होते हैं, लेकिन इसे सरल बनाने के लिए उन्हें चित्र में नहीं दिखाया गया है। यदि हम इन कनेक्शनों को प्रदर्शित करें और एक-दूसरे पर एकल-स्तरीय कारणों का प्रभाव दिखाएं, तो हमें एक बहुत ही जटिल आरेख मिलेगा, जो वास्तव में समस्याओं की एक बहुत ही उलझी हुई उलझन से जुड़ा होगा।

जब कोई समस्या उन कारणों की उलझी हुई गुत्थी बन जाती है जिनके बीच बड़ी संख्या में कारण-और-प्रभाव संबंध होते हैं, तो उन्हें एक ही समय में नहीं, बल्कि सभी को एक साथ हल करने की आवश्यकता होती है। इससे एक महत्वपूर्ण निष्कर्ष निकलता है: विनियमन की समस्या का समाधान व्यापक रूप से लागू किया जाना चाहिए।

निम्न गुणवत्ता और अप्रासंगिक नियमों की समस्याएँ

कारणों का पहला समूह "खराब गुणवत्ता और नियमों की अप्रासंगिकता" नाम से एकजुट है और इसमें दूसरे स्तर के निम्नलिखित पांच विशिष्ट कारण शामिल हैं (चित्र 2 देखें):

• नियम एक दूसरे के विरोधाभासी हैं;
• विनियम मेल नहीं खाते और ओवरलैप नहीं होते;
• विनियमों की प्रणाली पैचवर्क है;
• नियम प्रासंगिक नहीं हैं;
• विनियमों को पढ़ना और समझना कठिन है।

पहला कारणयह इस तथ्य के कारण है कि कंपनी के मौजूदा नियम एक-दूसरे के विपरीत हैं। उदाहरण के लिए, व्यवहार में, संरचनात्मक नियम अक्सर प्रक्रियात्मक नियमों के विपरीत होते हैं। परिणामस्वरूप, संरचनात्मक इकाइयों और नौकरी विवरणों पर नियम एक बात कहते हैं, लेकिन व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर नियम जिनमें ये इकाइयाँ और पद शामिल हैं, एक पूरी तरह से अलग प्रक्रिया का वर्णन करते हैं। परिणामस्वरूप, कंपनी कर्मियों को इस प्रश्न का सामना करना पड़ता है कि किन नियमों पर विश्वास किया जाए, जिसके परिणामस्वरूप दस्तावेज़ निष्क्रिय हो जाते हैं।

दूसरा कारणयह इस तथ्य के कारण है कि नियामक दस्तावेज़ एक साथ फिट नहीं होते हैं, ओवरलैप होते हैं और उनमें अंतराल होता है। विशेष रूप से, कंपनी में निष्पादित समान प्रक्रियाएं विभिन्न नियमों में मौजूद होती हैं - यह ओवरलैप का एक उदाहरण है। असंगति का एक उदाहरण तब होता है जब किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के विनियमन में प्रक्रियाओं में से एक का नाम एक होता है, लेकिन अगले स्तर के विनियमन में जो इस प्रक्रिया का विस्तार से वर्णन करता है, उसे अलग तरह से कहा जाता है। इस मामले में, शीर्ष-स्तरीय स्थिति में निर्दिष्ट प्रक्रिया की इनपुट और आउटपुट सीमाएँ अधिक विस्तृत नियमों में वर्णित सीमाओं से भिन्न होती हैं। परिणामस्वरूप, इन दस्तावेजों के साथ काम करने वाले कर्मचारी भ्रमित हो जाते हैं और उनके साथ काम करने से इनकार कर देते हैं।

तीसरा कारणनियामक प्रणाली की गुणवत्ता में गिरावट इसकी पैचवर्क या अपूर्णता है। जब कुछ व्यावसायिक प्रक्रियाओं और संरचनात्मक इकाइयों को विनियमित किया जाता है और अन्य को नहीं, तो उद्यम में नियमों की एक प्रभावी प्रणाली को लागू करना मुश्किल होता है। यह तभी सबसे प्रभावी होगा जब पूरी कंपनी सबसे आगे रखे गए नियमों के अनुसार काम करेगी। यदि किसी कंपनी में बदलाव करने की आवश्यकता होती है, तो पहले नियम बदले जाते हैं, और उसके बाद ही नए नियमों के अनुसार गतिविधियाँ बदलती हैं। नियमों का पालन करने के लिए, समय-समय पर निष्पादन की नियंत्रण जांच करना आवश्यक है, जिसके परिणाम प्रेरणा और पारिश्रमिक की प्रणाली से जुड़े होने चाहिए।

पैचवर्क विनियमन के साथ, उन संरचनात्मक इकाइयों द्वारा नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करना मुश्किल है जिनके कार्यों को औपचारिक बनाया जाता है जबकि अन्य विभाग नियमों के बिना काम करते हैं। प्रबंधन के निचले और मध्य स्तरों पर नियमों को लागू करना विशेष रूप से कठिन होता है जब शीर्ष प्रबंधक व्यक्तिगत उदाहरण द्वारा अपनी दैनिक गतिविधियों में उनके उपयोग को प्रदर्शित नहीं करते हैं।

चौथा कारणविनियमों की निम्न गुणवत्ता उनकी अप्रासंगिकता है। कोई भी उन नियमों का पालन नहीं करेगा जो पुराने हो चुके हैं, क्योंकि वे वास्तविकता के अनुरूप नहीं हैं। रूसी कंपनियों में यह बहुत आम है. इसके अलावा, दस्तावेजों की अप्रासंगिकता कंपनी कर्मियों की नजर में विनियमन प्रणाली और सामान्य तौर पर प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली को बदनाम करती है। कई कर्मचारी यह मानने लगते हैं कि विनियम एक दस्तावेज है जिसमें मार्गदर्शन जानकारी और आवश्यकताएं होती हैं जो वास्तविक गतिविधियों से काफी भिन्न होती हैं, और वे केवल विभिन्न बाहरी संस्थाओं (ग्राहकों, भागीदारों, प्रमाणन और अन्य नियामक निकायों) के लिए विकसित की जाती हैं।

अंतिम पाँचवाँ कारणविनियमों की निम्न गुणवत्ता के कारण उन्हें पढ़ने और समझने में कठिनाई होती है। रूसी कंपनियों में, अक्सर केवल वे विशेषज्ञ ही नियमों को पढ़ने और सही ढंग से समझने में सक्षम होते हैं जिन्होंने उन्हें स्वयं विकसित किया है। साथ ही, नियमों की अस्पष्ट व्याख्या की संभावना व्यापक हो गई है, जिसे संरचनात्मक इकाइयाँ अपने हितों के लिए उपयोग करना शुरू कर रही हैं और जो विनियमन प्रणाली की प्रभावशीलता को और कम कर देती हैं।

विनियमों की निम्न गुणवत्ता के लिए दिए गए पांच कारण दूसरे स्तर के कारण हैं। बदले में, वे गहरे कारणों से उत्पन्न होते हैं, जिन्हें कारण-और-प्रभाव विश्लेषण की शब्दावली में (चित्र 2 देखें) तीसरे स्तर के कारण कहा जाता है, ये हैं:

• विनियमों की ख़राब संरचना और मानकीकरण;
• नियमों को अद्यतन करने की उच्च श्रम तीव्रता;
• विनियम लिखने के लिए जटिल भाषा।

इन तीन कारणों से उपायों का उद्देश्य विनियमों की गुणवत्ता और प्रासंगिकता में सुधार करना है, और परिणामस्वरूप, समग्र रूप से विनियमन प्रणाली की प्रभावशीलता में सुधार करना है।

तीसरे स्तर का पहला कारणनियामक प्रणाली और स्वयं नियमों दोनों की खराब संरचना और मानकीकरण है। पिछले अनुभाग में विनियमों की प्रणाली को प्रभावी ढंग से संरचित करने के लिए दो नियमों का वर्णन किया गया है। पहला- विनियमन प्रणाली को उद्यम की प्रक्रिया और संगठनात्मक संरचना को पूरी तरह से दोहराना चाहिए। प्रक्रिया विनियमों की प्रणाली को कंपनी की प्रक्रिया संरचना को दोहराना चाहिए, और संरचनात्मक दस्तावेजों की प्रणाली को इसकी संगठनात्मक संरचना को दोहराना चाहिए। दूसरा नियमदो प्रकार के दस्तावेज़ों के विकास के क्रम से जुड़ा है: पहला, प्रक्रिया नियम विकसित किए जाते हैं, और दूसरे, संरचनात्मक दस्तावेज़ उनके आधार पर बनते हैं।

तीसरे स्तर का दूसरा कारणविनियमों की निम्न गुणवत्ता उच्च श्रम तीव्रता और उन्हें अद्यतन करने की लागत से जुड़ी है। यह समस्या विशेष रूप से बढ़ती और गतिशील रूप से बदलती कंपनियों के साथ-साथ बड़ी संख्या में नियामक दस्तावेजों वाली कंपनियों के लिए गंभीर है।

उदाहरण के लिए, एक बड़ी रूसी कंपनी में, सामान्य निदेशक ने गतिविधियों के प्रबंधन और विनियमन के लिए एक प्रक्रिया दृष्टिकोण शुरू करने के लिए काम शुरू किया। जबकि कंपनी के विशेषज्ञ उत्पादन उद्यम की गतिविधियों को "जैसा है" स्थिति में वर्णित और विनियमित कर रहे थे, कई व्यावसायिक प्रक्रियाएं कई बार बदलने में कामयाब रहीं। दूसरे शब्दों में, उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाएँ और संगठनात्मक संरचना उनके विनियमित होने की तुलना में तेज़ी से बदलीं। जब सीईओ ने इस स्थिति को देखा, तो उन्होंने घोषणा की कि प्रक्रिया दृष्टिकोण उनकी गतिशील रूप से विकासशील कंपनी के लिए उपयुक्त नहीं था, और प्रक्रिया प्रबंधन को विनियमित करने और लागू करने पर काम बंद कर दिया।

यदि आप इस स्थिति का विश्लेषण करें, तो आप कई गलतियाँ देख सकते हैं। पहली गलतीयह इस तथ्य के कारण है कि महानिदेशक ने प्रक्रिया प्रबंधन को कंपनी की गतिविधियों के विनियमन के बराबर बताया। प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली उनके विनियमन से कहीं अधिक व्यापक है। इसमें प्रक्रियाओं में सुधार करना शामिल है और इन उद्देश्यों के लिए विभिन्न उपकरणों के एक बड़े सेट का चयनात्मक रूप से उपयोग किया जाता है, जिनमें से एक विनियमन है। परिणामस्वरूप, प्रक्रिया प्रबंधन का उपयोग करने में विफलता के कारण इसके उपयोग से जुड़े लाभ खो गए।

दूसरी गलतीविनियमन के लिए श्रम-गहन दृष्टिकोण की पसंद से जुड़ा था: नियमों की जटिल संरचना और प्रारूप, विशेष व्यवसाय मॉडलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के बजाय दस्तावेज़ों का मैन्युअल विकास। और सामान्य तौर पर, उद्यम को विनियमित करने के लिए गलत व्यावसायिक प्रक्रियाओं और संरचनात्मक इकाइयों को चुना गया था। तथ्य यह है कि पहले से ही अनुकूलित प्रक्रियाओं को औपचारिक बनाने की सलाह दी जाती है, क्योंकि नियम प्राप्त अनुकूलन परिणामों के रखरखाव को सुनिश्चित करेंगे। यदि किसी व्यावसायिक प्रक्रिया में सुधार और विकास की आवश्यकता है, तो सबसे पहले इसे अनुकूलित करना आवश्यक है, और उसके बाद ही, जब प्रक्रिया की संरचना इष्टतम और स्थिर हो जाती है, तो इसे विनियमित किया जाना चाहिए।

अंतिम तीसरा अंतर्निहित कारणप्रक्रिया और संरचनात्मक नियमों दोनों को लिखने के लिए एक जटिल भाषा का उपयोग है। यह कारण उनके कर्मचारियों की कंपनी की समझ को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करता है। दस्तावेजीकरण करते समय, रूसी कंपनियां अक्सर नौकरशाही भाषा, लंबे बहु-भाग वाक्य, अपरिचित और अस्पष्ट शब्दों और नियामक दस्तावेज़ की एक बड़ी और जटिल संरचना का उपयोग करती हैं। इस तरह के नियमों में अत्यधिक वाचालता, अपर्याप्त स्पष्टता, अतार्किक प्रस्तुति और कुछ मामलों में अनावश्यक जुड़ाव, ज्ञान का प्रदर्शन और दस्तावेज़ डेवलपर के अन्य "दिमाग के खेल" शामिल हैं।

परिणामस्वरूप, नियम जटिल और अनावश्यक रूप से भारी-भरकम हो जाते हैं। कर्मियों द्वारा उनकी व्यावहारिक गतिविधियों में उनके उपयोग की संभावना काफी कम हो गई है। इस मामले में, निम्नलिखित स्थिति अक्सर होती है: नियमों को अंत तक पढ़ने के बाद, कर्मचारी भूल जाता है कि शुरुआत में क्या लिखा गया था। एक दिलचस्प तथ्य यह है कि रूसी कंपनियों में नियमों की मात्रा पश्चिमी उद्यमों द्वारा समान व्यावसायिक प्रक्रियाओं और संरचनात्मक इकाइयों को विनियमित करते समय उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की मात्रा से दो से पांच गुना अधिक है।

निष्कर्ष में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि नियम अक्सर गतिविधियों का वर्णन करने के लिए विशेष रूप से एक टेक्स्ट फॉर्म का उपयोग करते हैं, जो जानकारी प्रस्तुत करने के सारणीबद्ध, टेक्स्ट और ग्राफिक रूपों के साथ नहीं होता है। दस्तावेजों के एर्गोनॉमिक्स में सुधार और समाज के लिए उनके अनुकूलन पर पर्याप्त काम नहीं किया जा रहा है।

तालिका में 2 विभिन्न रूसी उद्यमों के नियामक दस्तावेजों के कई अंश दिखाता है, जो सूचीबद्ध कमियों को दर्शाता है।

मेज़ 2. विभिन्न उद्यमों के नियामक दस्तावेजों के अंश

"स्कैनर आदमी आगे-पीछे चलता है और फूस पर सभी बक्सों को स्कैन करता है..."

"बक्सों की स्वीकृति के लिए, 2 जोड़े निर्धारित किए जाते हैं, जिनमें से प्रत्येक में कम से कम एक पुरुष व्यक्ति (या स्पष्ट मर्दाना विशेषताओं वाली एक महिला व्यक्ति) शामिल होना चाहिए"

“वरिष्ठ रिटर्न समूह स्वीकृति प्रमाण पत्र (परिशिष्ट 1) की 2 प्रतियों में पूर्ण नाम का संकेत देने वाले व्यक्तिगत हस्ताक्षर के साथ रिलीज के बिंदु पर भौतिक रूप से स्वीकृत सामानों पर निर्दिष्ट डेटा को प्रमाणित करता है। और स्थिति, और माल प्राप्त करने के परिणामों को प्रमाणित करने वाले रिलीज पॉइंट के प्रतिनिधि के हस्ताक्षर भी प्राप्त करता है।

"शब्दावली नियंत्रण - शब्दावली संदर्भ पुस्तक की शर्तों के साथ आंतरिक नियामक दस्तावेजों में प्रयुक्त शर्तों के अनुपालन की जाँच करना..."

"क्षति, क्षति, अपूर्ण लोडिंग के लिए कार्गो की स्थिति का निरीक्षण करें"

"इसे टेबल को मानक शीट ("झूठ") के लंबे किनारे पर रखने की अनुमति है"

"किसी उत्पाद आइटम के लिए ऑर्डर की मात्रा तय करते समय, आपको सामान्य ज्ञान का उपयोग करना चाहिए"

निम्न गुणवत्ता और अप्रासंगिक नियमों की समस्याओं का समाधान

रूसी कंपनियों में विनियमन की प्रमुख समस्या का कारण-और-प्रभाव विश्लेषण, तीसरे स्तर के कारणों तक विस्तृत (चित्र 2 देखें), हमें विनियमन प्रणाली की अप्रभावीता से जुड़ी समस्या के समाधान की एक सूची विकसित करने की अनुमति देता है। . निम्न गुणवत्ता और अप्रासंगिक नियमों की समस्याओं के पहले समूह को हल करने के लिए, निम्नलिखित पाँच प्रमुख समाधानों को लागू करने की सलाह दी जाती है:

• व्यवसाय मॉडलिंग और व्यवसाय इंजीनियरिंग प्रौद्योगिकियों का कार्यान्वयन;
• व्यवसाय मॉडलिंग सॉफ़्टवेयर उत्पादों का कार्यान्वयन;
• विकास प्रबंधन का केंद्रीकरण और नियमों को अद्यतन करना;
• पेरेटो सिद्धांत का अनुपालन और नियमों की सरलता सुनिश्चित करना।

पहला निर्णयजिससे विनियमों की गुणवत्ता और प्रासंगिकता में सुधार हुआ है बिजनेस मॉडलिंग और बिजनेस इंजीनियरिंग प्रौद्योगिकियों का कार्यान्वयन।इन तकनीकों का उपयोग सभी प्रकार के नियमों को विकसित और अद्यतन करने के लिए नियमित रूप से किया जाना चाहिए: प्रक्रिया और संरचनात्मक।

व्यवसाय मॉडलिंग प्रौद्योगिकियों का आधार एक व्यवसाय मॉडल की अवधारणा है। कंपनी की गतिविधियों को विभिन्न परस्पर जुड़े व्यवसाय मॉडल के रूप में वर्णित किया गया है: प्रक्रिया, संरचनात्मक और रणनीति, वित्त आदि जैसे प्रबंधन घटकों से संबंधित मॉडल। विकसित व्यवसाय मॉडल पर सहमति, अनुमोदन किया जाता है, और उसके बाद ही प्रक्रिया और संरचनात्मक नियम बनाए जाते हैं। उसके आधार पर.

यदि किसी उद्यम की वर्तमान गतिविधियों में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो व्यवसाय मॉडलिंग विशेषज्ञ या व्यवसाय इंजीनियर व्यवसाय मॉडल में परिवर्तन करते हैं। इसके अगले अनुमोदन और अनुमोदन के बाद, संबंधित नियमों को अद्यतन किया जाता है। परिणामस्वरूप, व्यवसाय मॉडलिंग दृष्टिकोण में व्यवसाय मॉडल के साथ प्राथमिक कार्य शामिल होता है, जिसके आधार पर नियम विकसित किए जाते हैं।

नियमों के सामान्य विकास की तुलना में व्यवसाय मॉडलिंग का उपयोग करने का लाभ यह है कि इन प्रौद्योगिकियों में नियम, विधियां और उपकरण शामिल हैं जो उद्यम की गतिविधियों के विवरण की उच्च संरचना, स्थिरता और मानकीकरण प्रदान करते हैं। उनके उपयोग से नियमों को अद्यतन करने की श्रम तीव्रता काफी कम हो जाती है और उन्हें लिखने के लिए भाषा का सरलीकरण भी हो जाता है। अगले भाग में, व्यवसाय मॉडलिंग प्रौद्योगिकियों की सामग्री और अनुप्रयोग पर अधिक विस्तार से चर्चा की जाएगी।

दूसरा उपाय, जिससे विनियमों की गुणवत्ता और प्रासंगिकता में सुधार होता है विशिष्ट व्यवसाय मॉडलिंग सॉफ़्टवेयर उत्पादों का कार्यान्वयन, जिसकी मदद से बिजनेस इंजीनियरिंग तकनीकों को स्वचालित किया जाता है।

पहली अहम भूमिकाविशिष्ट सॉफ़्टवेयर यह है कि वे व्यवसाय मॉडल को विकसित करने और अद्यतन करने में लगने वाले समय और श्रम की तीव्रता को कम करते हैं। उदाहरण के लिए, किसी व्यावसायिक प्रक्रिया, संरचनात्मक इकाई या दस्तावेज़ का नाम सॉफ़्टवेयर उत्पाद में एक बार बदला जाता है; प्रक्रिया और संरचनात्मक मॉडल में अन्य परिवर्तन जिनमें ये वस्तुएं शामिल होती हैं, स्वचालित रूप से किए जाते हैं। इसके अलावा, विशेष सॉफ़्टवेयर उपकरण व्यवसाय मॉडल की संरचना, अखंडता और स्थिरता का सत्यापन और नियंत्रण प्रदान करते हैं। उद्यम के व्यवसाय मॉडल का आकार जितना बड़ा होगा, ऐसे समाधान का उपयोग करने का प्रभाव उतना ही अधिक होगा।

दूसरी अहम भूमिकासॉफ़्टवेयर में किसी भी प्रक्रिया और संरचनात्मक नियमों की स्वचालित पीढ़ी शामिल होती है। यह श्रम की तीव्रता को कम करता है और विनियमों के विकास और अद्यतन के लिए छोटी शर्तें सुनिश्चित करता है, विकसित किए जा रहे दस्तावेजों की संरचना और स्थिरता सुनिश्चित करता है, जिससे उनकी गुणवत्ता और दक्षता में वृद्धि होती है।

तीसरा उपायविनियामक समस्याएँ हैं विकास प्रक्रियाओं के प्रबंधन और विनियमों को अद्यतन करने का केंद्रीकरण. व्यवहार में, विनियमन का कार्य विकेंद्रीकृत है, और प्रत्येक संरचनात्मक इकाई स्वतंत्र रूप से अपनी जिम्मेदारी के क्षेत्रों को औपचारिक बनाती है। यदि इन गतिविधियों को केंद्रीय रूप से समन्वित नहीं किया जाता है, तो अलग-अलग विभाग संरचना, प्रारूप, नाम आदि में भिन्न-भिन्न प्रकार के नियमों का चयन कर सकते हैं। यह वह दृष्टिकोण है जो संरचना और स्थिरता के उल्लंघन की ओर ले जाता है, और यह बदले में, बाद की समस्याओं, विशेष रूप से नियमों की असंगति को जन्म देता है।

तीसरा महत्वपूर्ण निर्णय उद्यम को विनियमित करने के लिए जिम्मेदार एक केंद्रीकृत सेवा बनाना है, जिसे नियमों के विकास और अद्यतनीकरण का प्रबंधन करना चाहिए। नियामक सेवा को निम्नलिखित अनिवार्य न्यूनतम प्रक्रियाएं निष्पादित करनी होंगी:

• प्रक्रिया और संरचनात्मक नियमों के एकीकृत मानक रूपों का विकास;
• कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के बीच नियमों के विकास और अद्यतनीकरण के लिए जिम्मेदारी का वितरण;
• विभागों द्वारा किए गए नियामक कार्यों का नियंत्रण;
• विकासशील विनियमों के संगठनात्मक और पद्धति संबंधी मुद्दों पर कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों को प्रशिक्षण और परामर्श देना;
• विनियमों के कार्यान्वयन की निगरानी करना;
• विनियमों को अद्यतन करने और उनमें परिवर्तन करने की शुरूआत;
• उद्यम के एकीकृत व्यवसाय मॉडल के विकास और रखरखाव का प्रबंधन;

विनियमों की खराब समझ अधिकांश उद्यमों में उन शब्दों की कॉर्पोरेट शब्दावली की अनुपस्थिति से भी जुड़ी है जिनका उपयोग विनियामक दस्तावेज़ विकसित करते समय किया जाना चाहिए। विशेष रूप से, सभी अस्पष्ट शब्दों को परिभाषित किया जाना चाहिए और शब्दावली में शामिल किया जाना चाहिए।

इसलिए, केंद्रीकृत विनियमन सेवा का एक अन्य कार्य मानक शर्तों की शब्दावली बनाए रखना है, साथ ही कॉर्पोरेट शब्दावली के साथ नियमों में प्रयुक्त शर्तों का नियंत्रण और अनुपालन सुनिश्चित करना है। कई रूसी कंपनियों में जिन्होंने प्रभावी नियामक तंत्र लागू किया है, ऐसी शब्दावली को शब्दावली संदर्भ पुस्तक कहा जाता है, और इसके साथ नियमों के अनुपालन की निगरानी को शब्दावली नियंत्रण कहा जाता है।

कॉर्पोरेट शब्दावली के निर्माण सहित नियमों के विकास और अद्यतनीकरण के प्रबंधन का केंद्रीकरण, नियमों की प्रणाली की आवश्यक संरचना और मानकीकरण प्रदान करेगा, और उनके लेखन की भाषा का सरलीकरण भी करेगा, जिससे स्तर में वृद्धि होगी। पठनीयता और समझ.

नियामक प्रणाली की गुणवत्ता में सुधार का अंतिम प्रमुख तरीका है चौथा समाधान, पर आधारित पेरेटो सिद्धांत का अनुपालनऔर विनियमों, अर्थात् उनकी संरचना और सामग्री, की सरलता सुनिश्चित करना। विनियमों के कार्यशील होने के लिए, एक ओर, उनमें महत्वपूर्ण नियमों का विवरण होना चाहिए, और दूसरी ओर, उन्हें पढ़ना, समझना और उन पर काम करना आसान होना चाहिए।

उदाहरण के लिए, एक रूसी मशीन-निर्माण उद्यम में, व्यवसाय प्रक्रिया विनियमन विशेषज्ञों ने अपने कार्यों को बहुत गंभीरता से लेने का निर्णय लिया। व्यवसाय प्रक्रिया विनियमन के प्रारूप को विकसित करते समय, उन्होंने बड़ी संख्या में अनुभागों के साथ एक विनियमन प्रारूप को चुना, जिनमें से प्रत्येक में बहुत सारे आवश्यक फ़ील्ड थे। परिणामस्वरूप, "उत्पाद बिक्री" व्यवसाय प्रक्रिया पर विनियमन में पाठ के 40 पृष्ठ शामिल थे। परिशिष्ट में पोस्ट किए गए दस्तावेज़ प्रपत्रों के साथ, विनियमों की कुल मात्रा लगभग 80 पृष्ठ थी। इस तरह के दस्तावेज़ को विकसित करने में काफी समय और प्रयास खर्च किया गया। और इसे अद्यतन करने में लगने वाला समय बाज़ार में होने वाले परिवर्तनों की गति से अधिक हो गया। जब तक नियमों के नए संस्करण पर सहमति और अनुमोदन हुआ, तब तक बाजार की स्थिति इस तरह से बदल गई थी कि प्रक्रिया को फिर से नई बाजार स्थितियों के अनुसार समायोजित करने की आवश्यकता थी। इस स्थिति में, बिक्री निदेशक ने नियमों के अनुसार काम करने से इनकार कर दिया, क्योंकि इससे प्रक्रिया में बदलाव में काफी बाधा उत्पन्न हुई, जिससे मुनाफा कम हुआ। परिणामस्वरूप, विकसित 80 पेज के नियम अप्रासंगिक हो गए, ठंडे बस्ते में डाल दिए गए और काम नहीं आए।

कंपनी के प्रबंधन ने स्थिति का विश्लेषण करते हुए, केवल महत्वपूर्ण अनुभागों और सूचनाओं को छोड़कर, विनियमन सेवा को नियमों को सरल बनाने का कार्य निर्धारित किया। व्यावसायिक प्रक्रिया पर नया सरलीकृत विनियमन केवल 10 पृष्ठों से अधिक का था, इसमें परिशिष्ट में शामिल दस्तावेज़ प्रपत्रों को शामिल नहीं किया गया था। इसे अद्यतन करने में लगने वाला समय परिमाण के क्रम से कम हो गया, और नियम काम करना शुरू कर दिया, जो उत्पादों को बेचने की प्रक्रिया में शामिल सभी प्रबंधकों और विशेषज्ञों के लिए एक महत्वपूर्ण कार्य दस्तावेज़ बन गया।

नियमों की सरलता और प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए, प्रत्येक कंपनी को अपने लिए अपना इष्टतम आकार निर्धारित करना होगा। व्यावहारिक अनुभव से पता चलता है कि परिशिष्टों के बिना नियमों के मुख्य भाग का आकार 15-20 पृष्ठों से अधिक नहीं होना चाहिए। यदि यह इस सीमा से अधिक है, तो दो तरीकों में से एक को अपनाया जाना चाहिए। पहला दृष्टिकोण विनियमों के मुख्य भाग से कई अनुभागों को परिशिष्टों में स्थानांतरित करना है। यदि यह संभव नहीं है, तो एक बड़े विनियमन को कई छोटे दस्तावेज़ों में काटने की आवश्यकता है, और एक शीर्ष-स्तरीय विनियमन विकसित करने की आवश्यकता है जो कटे हुए हिस्सों को एक साथ जोड़ दे।

व्यवहार में, नियमों के इष्टतम आकार को निर्धारित करने के लिए, उद्यम के विनियमन की मौजूदा प्रणाली का निदान करना आवश्यक है, जिसके दौरान यह पहचानना आवश्यक है कि कंपनी में कौन से नियम काम करते हैं, जो नहीं, और इसके कारणों का निर्धारण करना आवश्यक है। . मौजूदा नियमों से संतुष्टि के संबंध में कर्मचारियों का सर्वेक्षण करना, सुधार के लिए उनकी प्राथमिकताओं और सुझावों का पता लगाना भी आवश्यक है।

उदाहरण के लिए, एक कंपनी में जहां विनियमन प्रणाली कई वर्षों से मौजूद थी, ऐसे विश्लेषण से पता चला कि नियमों का इष्टतम आकार 4-8 पृष्ठ है। दूसरी, युवा कंपनी में, जो केवल एक वर्ष से विनियमन प्रणाली का उपयोग कर रही थी, यह पता चला कि कर्मचारियों ने 2-3 पृष्ठों से अधिक आकार वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करने से इनकार कर दिया। और यहाँ यह वह आंकड़ा है जिसे नियमों के इष्टतम आकार के रूप में लिया गया था।

निष्कर्ष में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि नियमों का आकार जितना छोटा इष्टतम के रूप में चुना जाएगा, उद्यम को उतने ही अधिक नियम विकसित करने होंगे। परिणामस्वरूप, प्रक्रिया और संरचनात्मक नियमों के पदानुक्रमित पेड़ों (चित्र 1 देखें) में स्तरों की अधिक संख्या होगी, जिससे अधिक जटिल विनियमन प्रणाली बनेगी। इसलिए, नियमों के इष्टतम आकार का निर्धारण करते समय, दस्तावेजों के औसत आकार और उनके पदानुक्रम के स्तरों की संख्या के बीच स्वर्णिम माध्य और इष्टतम संतुलन निर्धारित करके इस तथ्य को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

अविकसित प्रोत्साहन तंत्र और नियमों को लागू करने में कम अनुशासन की समस्याएं

नियामक प्रणाली की प्रमुख समस्या के कारणों का दूसरा समूह सामान्य नाम "अपर्याप्त प्रोत्साहन तंत्र और नियमों के कार्यान्वयन में कम अनुशासन" के तहत एकजुट है। इस समूह में तीसरे स्तर के निम्नलिखित तीन विशिष्ट कारण शामिल हैं (चित्र 2 देखें):

• विनियमों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण की कमी;
• नियमों का अनुपालन करने के लिए प्रेरणा की कमी;
• कम प्रदर्शन अनुशासन.

पहला कारणयह इस तथ्य के कारण है कि कंपनी के पास नियमों के कार्यान्वयन पर प्रभावी नियंत्रण का अभाव है। विनियमन के अनुभव से पता चला है कि अधिकांश कर्मचारी नियमों का पालन नहीं करेंगे यदि वे देखते हैं कि प्रबंधन द्वारा उनके कार्यान्वयन पर कोई नियंत्रण नहीं है। व्यवहार में, रूसी कंपनियां, निश्चित रूप से, नियमों के कार्यान्वयन की निगरानी करती हैं; समस्या इसकी अप्रभावीता में है।

एक नियम के रूप में, अप्रभावी नियंत्रण निम्नलिखित के कारण होता है: पहले तो, नियंत्रण अक्सर औपचारिक प्रकृति का होता है, और कुछ मामलों में संरचनात्मक इकाइयों को आगामी निरीक्षण के बारे में पहले से सूचित किया जाता है और उनके पास इसकी तैयारी के लिए समय होता है। दूसरा− नियंत्रण कुछ हद तक और शायद ही कभी किया जाता है। और तीसरा- गतिविधि के गैर-आवश्यक पहलुओं को नियंत्रित किया जाता है, जबकि महत्वपूर्ण और प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाएं इसके कार्यान्वयन की जटिलता और श्रम-गहन प्रकृति के कारण नियंत्रण क्षेत्र से बाहर हो जाती हैं।

उदाहरण के लिए, एक कंपनी में, नियामक कार्य विशेष रूप से यह नियंत्रित करने से संबंधित था कि क्या दिखाई दे रहा था और क्या जांचना आसान था। उदाहरण के लिए, उन्होंने कैंटीन के प्रवेश द्वार पर एक निरीक्षक तैनात किया और दोपहर के भोजन के कार्यक्रम के साथ विभाग के कर्मचारियों के अनुपालन की निगरानी की। जबकि उद्यम की अन्य प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाएं और गतिविधि के महत्वपूर्ण पहलू अनियंत्रित रहे।

दूसरा कारणपहले के साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है, इसकी तार्किक निरंतरता है और नियमों के कार्यान्वयन की निगरानी के परिणामों पर प्रभावी प्रतिक्रिया की अनुपस्थिति में व्यक्त की गई है। विशेष रूप से, रूसी कंपनियों में, नियमों को लागू करने के परिणाम अक्सर कर्मियों की प्रेरणा और पारिश्रमिक की प्रणाली से संबंधित नहीं होते हैं, जो सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए एक शक्तिशाली प्रोत्साहन है।

उदाहरण के लिए, एक वाणिज्यिक बैंक में, विशेषज्ञों ने ग्राहक सेवा से जुड़ी प्रक्रिया के लिए एक तकनीकी मानचित्र विकसित किया। इस प्रक्रिया विनियमन पर सहमति हुई, अनुमोदन किया गया और इसमें भाग लेने वाले बैंक के संरचनात्मक प्रभागों को सूचित किया गया। छह महीने बाद, बैंकिंग प्रौद्योगिकीविदों ने यह जांचने का निर्णय लिया कि उनके द्वारा विकसित दस्तावेज़ कितना प्रभावी ढंग से काम करता है। उन्हें आश्चर्य हुआ, जब यह पता चला कि बैंक के ग्राहक विभाग केवल 80% नियमों का अनुपालन करते हैं। और बैंक से लेकर बैक ऑफिस और इस प्रक्रिया में शामिल अन्य सेवाओं की गहराई में जाने से पता चला कि नियमों के अनुपालन का प्रतिशत अभी भी कम हो रहा है। खोजी गई समस्या के दो सप्ताह के विश्लेषण के बाद बैंकिंग प्रौद्योगिकी विशेषज्ञ इस निष्कर्ष पर पहुंचे: नियमों और संबंधित प्रेरणा प्रणाली के कार्यान्वयन की नियमित निगरानी के बिना, विनियमन प्रणाली की 100% दक्षता हासिल करना असंभव है।

दूसरे लेवल का तीसरा कारण− यह कर्मचारियों का निम्न प्रदर्शन अनुशासन है। विभिन्न उद्यमों से परामर्श करने के अनुभव के सामान्यीकरण से पता चला कि रूसी कंपनियों के कर्मचारियों के कार्यकारी अनुशासन का स्तर पश्चिमी उद्यमों की तुलना में कम है। विनियमन के अभ्यास से पता चलता है कि यदि कोई व्यक्ति अनुशासित नहीं है, यानी शुरू में स्थापित नियमों का पालन न करने की प्रवृत्ति रखता है, तो नियंत्रण और प्रेरणा की कोई भी प्रभावी प्रणाली उसे नियमों का 100% पालन करने के लिए प्रेरित नहीं कर सकती है। उदाहरण के लिए, एक अनुशासनहीन कर्मचारी या तो नियमों की अनदेखी करेगा, बहाने ढूंढेगा, या नियमों में खामियां ढूंढेगा। दोनों ही विनियमों के कार्यान्वयन के लिए विनियमन, नियंत्रण और प्रेरणा की प्रणाली की जटिलता और लागत में वृद्धि का कारण बनेंगे, जो अंततः उन्हें अप्रभावी बना देगा, और वे अपनी जटिलता और बोझिलता के कारण काम करना बंद कर देंगे।

उपरोक्त तीन दूसरे स्तर के कारण एक गहरी समस्या से उत्पन्न होते हैं, जो कारण-और-प्रभाव विश्लेषण की शब्दावली में (चित्र 2 देखें) तीसरे स्तर का कारण है। यह कंपनी का अपरिपक्व प्रबंधन और कॉर्पोरेट संस्कृति है। विशेष रूप से, इसका मतलब यह है कि एक प्रभावी नियामक प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए कंपनी में प्रबंधन विकास का स्तर कम है, और कॉर्पोरेट संस्कृति नियमों का प्रावधान नहीं करती है।

अपरिपक्व प्रबंधन वाली कंपनियों के उदाहरण दो प्रकार के उद्यम हैं। को प्रथम प्रकारइनमें लगभग सभी छोटी और कभी-कभी मध्यम आकार की कंपनियां शामिल हैं जो अपेक्षाकृत कम समय के लिए बाजार में मौजूद हैं, 5-7 साल से अधिक नहीं। एक नियम के रूप में, ऐसी कंपनियां उन उद्यमियों द्वारा बनाई गई थीं जिनके पास बड़े संगठनों के प्रबंधन में कोई पिछली व्यावसायिक शिक्षा या अनुभव नहीं था, और समान विचारधारा वाले शीर्ष प्रबंधकों से बनाई गई थीं जिनके पास व्यावसायिक शिक्षा या सामाजिक-आर्थिक प्रणालियों के प्रबंधन में अनुभव भी नहीं था। दूसरा प्रकारअपरिपक्व प्रबंधन वाले उद्यम गतिशील रूप से विकासशील कंपनियां हैं जो कर्मचारियों की संख्या में तेज वृद्धि के साथ तेजी से विकास के दौर से गुजर चुकी हैं। ऐसी कंपनियों में, सबसे प्रभावी विशेषज्ञों को अक्सर प्रबंधन कौशल में पूर्व प्रशिक्षण या प्रशिक्षण के बिना मध्यम और यहां तक ​​कि शीर्ष स्तर के प्रबंधकों के पदों पर पदोन्नत किया जाता है।

उपरोक्त प्रकार की रूसी कंपनियों से परामर्श करने के अनुभव से पता चला है कि उनके अधिकांश प्रबंधक यह नहीं समझते हैं कि नियमों की आवश्यकता है और गतिविधियों की तर्कसंगत संरचना और औपचारिकता उद्यम के सुधार और विकास के लिए महान लाभ प्रदान करती है। यह जानकारी कि किसी कंपनी की दक्षता और वृद्धि सुनिश्चित करने के लिए पूर्व-विकसित नियमों और प्रक्रियाओं के अनुसार काम करने की आवश्यकता है, अक्सर उनमें से कई लोगों के लिए एक रहस्योद्घाटन होता है। जैसा कि पहले कहा गया है, यदि कंपनी का प्रबंधन विनियमन के विचार को नहीं समझता है और उसका समर्थन नहीं करता है, तो सामान्य कर्मचारी औपचारिक कार्य के लिए और भी कम तैयार होते हैं।

ऐसी स्थिति का एक उल्लेखनीय उदाहरण व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने और वाणिज्यिक चिकित्सा क्लीनिकों के सक्रिय रूप से विकसित हो रहे नेटवर्क की गतिविधियों को विनियमित करने की एक परियोजना है। नेटवर्क प्रबंधन कंपनी ने संगठन की आगे की वृद्धि और विकास के लिए इसके महत्व को पहचानते हुए इस कार्य की शुरुआत की। इस परियोजना को मेडिकल क्लीनिक का नेतृत्व करने वाले सभी निदेशकों के कड़े प्रतिरोध का सामना करना पड़ा। इसका कारण प्रबंधन की अपरिपक्वता निकली. अधिकांश निदेशकों ने स्वयं हाल ही में उन्हीं क्लीनिकों में डॉक्टर के रूप में काम किया है। कंपनी की तीव्र वृद्धि के कारण, सबसे कुशल और जिम्मेदार कर्मचारियों के रूप में, उन्हें निदेशकों के पदों पर नियुक्त किया गया, और उन्हें जल्दी से विशेषज्ञों की कुर्सियों से प्रबंधकों की कुर्सियों तक जाना पड़ा। यह देखते हुए कि एक विशेषज्ञ थोड़े समय में एक पेशेवर प्रबंधक नहीं बन सकता है, क्लिनिक निदेशकों को यह समझ में नहीं आया कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करना और व्यावसायिक इकाइयों की गतिविधियों को विनियमित करना क्यों आवश्यक था। इस आवश्यकता को समझाने, प्रशिक्षित करने और निदेशकों के प्रबंधन कौशल में सुधार करने में बहुत समय लगा, जिसके कारण प्रक्रियाओं का वर्णन करने और गतिविधियों को औपचारिक बनाने के लिए परियोजना की समय सीमा में देरी हुई।

यहां तक ​​कि वे प्रबंधक जो गतिविधियों को विनियमित करने की उपयुक्तता के बारे में जानते हैं, वे अक्सर नियमों की भूमिका को गलत समझते हैं और उनके विकास और उपयोग के लिए सही तकनीक से अवगत नहीं होते हैं। परिणामस्वरूप, जब किसी की गतिविधियों को औपचारिक बनाने की कोशिश की जाती है, तो नियमों की एक प्रणाली उत्पन्न होती है जो काम नहीं करती है, या लाभ के बजाय नुकसान पहुंचाने लगती है। एक समान उदाहरण, जब एक अनुकूली कंपनी ने सख्त गैर-कार्यशील नियम विकसित किए जो उसकी गतिविधियों की विशिष्टताओं के लिए उपयुक्त नहीं थे, पिछले अध्याय में नौकरशाही और संगठनों के अनुकूली रूपों को समर्पित अनुभाग में चर्चा की गई थी।

विनियमों को लागू करने में अविकसित प्रोत्साहन तंत्र और कम अनुशासन की समस्याओं का समाधान करना

रूसी कंपनियों में नियामक समस्याओं के दूसरे समूह का कारण-और-प्रभाव विश्लेषण, सामान्य शीर्षक "अपर्याप्त प्रोत्साहन तंत्र और नियमों को लागू करने में कम अनुशासन" के तहत एकजुट होकर (चित्र 2 देखें) इन समस्याओं के निम्नलिखित तीन प्रमुख समाधानों की ओर ले जाता है। :

• विनियमों के कार्यान्वयन की निगरानी के लिए एक प्रभावी प्रणाली का कार्यान्वयन;
• नियमों के अनुपालन के लिए प्रेरणा की एक प्रभावी प्रणाली की शुरूआत;
• प्रबंधन का विकास, कॉर्पोरेट संस्कृति, अनुशासन में सुधार।

पहला निर्णयसमस्याओं का यह समूह नियमों के कार्यान्वयन की निगरानी के लिए एक प्रभावी प्रणाली का विकास और कार्यान्वयन है। इस मुद्दे पर इस और पिछले अध्यायों में कई बार चर्चा की गई है। निष्कर्ष में, यह ध्यान देने योग्य है कि उद्यम में आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकियों की शुरूआत नियंत्रण की दक्षता बढ़ाने में महत्वपूर्ण योगदान देती है। कार्यान्वित एकीकृत प्रबंधन प्रणाली आपको व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रमुख पहलुओं के कार्यान्वयन पर जानकारी को जल्दी और कुशलता से रिकॉर्ड करने के साथ-साथ नियमों के कार्यान्वयन पर रिपोर्ट तैयार करने की अनुमति देती है।

दूसरा उपायपहले के बाद लागू किया जाता है और इसका तात्पर्य नियमों के कार्यान्वयन की निगरानी के परिणामों के आधार पर प्रभावी प्रतिक्रिया के निर्माण से है। इसका मतलब यह है कि नियंत्रण के परिणाम नष्ट नहीं होने चाहिए और उनका उपयोग नियमों के अनुपालन की डिग्री बढ़ाने और व्यावसायिक प्रक्रियाओं और उद्यम की संगठनात्मक संरचना में सुधार करने के लिए किया जाना चाहिए।

कम से कम, नियमों के अनुपालन की निगरानी के परिणामों पर नियमित रूप से चर्चा की जानी चाहिए। अभ्यास से पता चलता है कि नियमों से उभरते विचलन की एक साधारण चर्चा भी, जो प्रबंधक ठेकेदार के साथ करता है, मानकों के अनुपालन की डिग्री बढ़ाने के लिए एक महत्वपूर्ण प्रोत्साहन है। प्रोत्साहन को अधिकतम करने के लिए, कर्मियों की प्रेरणा और पारिश्रमिक की प्रणाली में नियंत्रण के सबसे महत्वपूर्ण परिणामों को शामिल करना आवश्यक है। बदले में, इसके लिए प्रमुख संकेतक विकसित करना आवश्यक है जो नियमों के अनुपालन की डिग्री को मापते हैं। ऐसे उपायों को कभी-कभी आंतरिक गुणवत्ता कहा जाता है और पिछले अध्यायों में इस पर चर्चा की गई थी।

कलाकारों के साथ चर्चा के अलावा, उद्यम की गतिविधियों में सुधार के लिए कार्य समूहों में उत्पन्न होने वाले किसी भी विचलन पर नियमित रूप से चर्चा की जानी चाहिए। साथ ही, विचलन के कारणों पर विचार किया जाना चाहिए, जिनमें से कई कंपनी के उप-इष्टतम प्रदर्शन से जुड़े हो सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप इसे सुधारने के लिए काम शुरू किया जाना चाहिए।

तीसरा उपायसमस्याओं का समूह प्रबंधन, कॉर्पोरेट संस्कृति का विकास और कार्मिक अनुशासन में वृद्धि है, जिसमें निम्नलिखित गतिविधियों का एक सेट शामिल है:

• विनियमों की आवश्यकता और भूमिका के बारे में प्रबंधकों की जागरूकता बढ़ाना;
• कर्मचारियों के चयन के मानदंडों को बदलकर, एक उपयुक्त प्रेरणा प्रणाली बनाकर और विभिन्न अन्य गतिविधियों को अंजाम देकर कर्मियों के प्रदर्शन अनुशासन को बढ़ाना;
• प्रबंधन में नियमों का उपयोग करने के कौशल सहित बुनियादी प्रबंधन कौशल में प्रबंधकों को प्रशिक्षण देना;
• एक कॉर्पोरेट संस्कृति का निर्माण जो कर्मियों के काम की संरचना और औपचारिकता का समर्थन करता है।

3. व्यवसाय मॉडलिंग प्रौद्योगिकियों और सॉफ्टवेयर उत्पादों का अनुप्रयोग

समाधानों में से एक, जिसके उपयोग से विनियमन प्रणाली की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि होती है, व्यवसाय मॉडलिंग और व्यवसाय इंजीनियरिंग प्रौद्योगिकियों की शुरूआत है। कार्यान्वयन का अर्थ है कि प्रक्रिया और संरचनात्मक नियमों दोनों को विकसित और अद्यतन करने के लिए उद्यम के भीतर उनका नियमित रूप से उपयोग किया जाना चाहिए। विनियमों की गुणवत्ता और प्रासंगिकता में सुधार के लिए इन प्रौद्योगिकियों के सबसे बड़े महत्व को ध्यान में रखते हुए, इस अनुभाग में उन पर विस्तार से चर्चा की जाएगी।

व्यवहार में, रूसी कंपनियां अक्सर नियामक दस्तावेजों को विकसित करने के लिए एक दृष्टिकोण का उपयोग करती हैं, जिसे "फ्लाई पर विकास" कहा जा सकता है। एक कर्मचारी जिसके पास व्यावसायिक प्रक्रियाओं, संगठनात्मक संरचना और जिम्मेदारियों के वितरण की संरचना के बारे में जानकारी है, वह एक टेक्स्ट एडिटर का उपयोग करके नियमों को लिखता है। अधिकांश मामलों में, एमएस वर्ड या एमएस एक्सेल सॉफ्टवेयर का उपयोग टेक्स्ट एडिटर के रूप में किया जाता है। इस दृष्टिकोण के साथ, इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि नियम एक-दूसरे के विपरीत होंगे, जटिल और अस्पष्ट होंगे, और उद्यम की गतिविधियों के अनियमित क्षेत्रों की अनदेखी की जाएगी। इसे नियामक उद्देश्यों के लिए गतिविधियों का वर्णन करने के पाठ्य, अर्ध-संरचित तरीकों की कम दक्षता द्वारा समझाया गया है।

इसके अलावा, यदि नियमों में बदलाव करना आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ डेवलपर के अलावा कोई भी इस कार्य को कुशलता से नहीं कर पाएगा, क्योंकि नियमों के विभिन्न भागों के बीच संबंधों का ज्ञान केवल उसके दिमाग में ही रहता है।

नियामक दस्तावेजों को विकसित करने के लिए एक अधिक प्रभावी तकनीक बिजनेस मॉडलिंग और बिजनेस इंजीनियरिंग प्रौद्योगिकियों के उपयोग पर आधारित है, जिन्हें 21वीं सदी का समाधान कहा जाता है।

बिजनेस मॉडलिंग और बिजनेस इंजीनियरिंग की अवधारणाओं को इस प्रकार परिभाषित किया गया है:

बिजनेस मॉडलिंग- ये किसी संगठन की गतिविधियों के मॉडल विकसित करने की प्रौद्योगिकियां हैं ताकि उसके सामने आने वाली कुछ समस्याओं को हल किया जा सके। मूल रूप से, व्यवहार में, ऐसे कार्य उद्यम की प्रबंधन दक्षता, विकास और सुधार को बढ़ा रहे हैं।

बिजनेस इंजीनियरिंग− ये चरण-दर-चरण प्रक्रियाओं और एक नोटेशन प्रणाली (भाषा) का उपयोग करके किसी व्यवसाय को उसके लक्ष्यों के अनुसार वर्णन और डिजाइन करने की तकनीकें हैं। ये प्रौद्योगिकियाँ और विधियाँ सोचने का एक नया तरीका प्रदान करती हैं - एक इंजीनियरिंग प्रतिलिपि प्रस्तुत करने योग्य गतिविधि के रूप में एक प्रभावी कंपनी का वर्णन करने और निर्माण करने का दृष्टिकोण।

बिजनेस इंजीनियरिंग मूल रूप से पुराने दृष्टिकोणों से अलग है जो मानते हैं कि प्रभावी प्रबंधन एक कला है जो कुछ चुनिंदा लोगों के लिए सुलभ है और जिसे दोहराया नहीं जा सकता है।

व्यवसाय मॉडलिंग की अवधारणा व्यापक है, क्योंकि इसका तात्पर्य किसी उद्यम के लिए किसी भी व्यवसाय मॉडल के विकास से है - प्रक्रिया, संगठनात्मक, रणनीतिक, वित्तीय, गणितीय, आदि। बिजनेस इंजीनियरिंग प्रौद्योगिकियां मुख्य रूप से बिजनेस प्रक्रियाओं, संगठनात्मक संरचना और रणनीति के मॉडल के साथ काम करने पर केंद्रित हैं। चूंकि यहां चर्चा किए गए मुद्दे प्रक्रियाओं और संगठनात्मक संरचना से संबंधित हैं, जब उन पर लागू किया जाता है, तो बिजनेस मॉडलिंग और बिजनेस इंजीनियरिंग की प्रौद्योगिकियां लगभग समान होती हैं, और अब से दोनों अवधारणाओं को समानार्थक शब्द के रूप में उपयोग किया जाएगा।

व्यावसायिक इंजीनियरिंग प्रौद्योगिकियों के अनुसार, नियमों को विकसित करने से पहले, प्रक्रियाओं, संगठनात्मक संरचना और जिम्मेदारियों के वितरण के व्यावसायिक मॉडल का निर्माण करना आवश्यक है (चित्र 3 देखें)। इसके बाद, विकसित व्यवसाय मॉडल पर गतिविधि में विभिन्न प्रतिभागियों द्वारा सहमति व्यक्त की जाती है जिसे औपचारिक रूप देने की आवश्यकता होती है। अनुमोदन के दौरान उत्पन्न होने वाले समायोजनों को तुरंत एकीकृत व्यवसाय मॉडल में पेश किया जाता है, और उसके बाद ही इसके आधार पर प्रक्रिया और संरचनात्मक नियम बनाए जाते हैं।

चावल। 3. व्यवसाय मॉडलिंग प्रौद्योगिकियों और सॉफ्टवेयर उत्पादों का अनुप्रयोग
विनियमों के विकास और अद्यतनीकरण के लिए

व्यवहार में, व्यवसाय मॉडल के आधार पर नियम बनाने के लिए दो तकनीकों का उपयोग किया जाता है: मैनुअल और स्वचालित।

विनियमों का मैन्युअल निर्माणव्यवसाय मॉडल के आधार पर कार्य निम्नानुसार किया जाता है: एक नियामक विशेषज्ञ एक ग्राफिकल व्यवसाय मॉडल विकसित और अनुमोदित करता है। इसके अनुमोदन के बाद, वह एक साधारण पाठ संपादक का उपयोग करके पाठ या सारणीबद्ध प्रारूप में नियम विकसित करता है।

उदाहरण के लिए, एक कंपनी में व्यवसाय मॉडलिंग के आधार पर मैन्युअल रूप से नियम बनाने की प्रक्रिया को सख्ती से औपचारिक रूप दिया गया, जिससे विकसित होने वाले दस्तावेजों की आवश्यक गुणवत्ता सुनिश्चित हुई। इस प्रक्रिया में दो प्रकार के विशेषज्ञों ने भाग लिया: एक व्यवसाय इंजीनियरिंग विशेषज्ञ और एक नियामक विशेषज्ञ। सबसे पहले, एक बिजनेस इंजीनियरिंग विशेषज्ञ ने ग्राफिकल बिजनेस मॉडल विकसित किए, उन्हें समन्वित और अनुमोदित किया। फिर नियामक विशेषज्ञ ने, इन व्यावसायिक मॉडलों के आधार पर, पूर्व-अनुमोदित नियमों द्वारा निर्देशित, पाठ प्रारूप में नियम विकसित किए। इन नियमों में व्यवसाय मॉडल के तत्वों और विकसित किए जा रहे दस्तावेज़ के बीच पत्राचार का वर्णन किया गया है।

चित्र में. 4. ग्राफ़िकल प्रक्रिया मॉडल के एक टुकड़े और उसके आधार पर मैन्युअल रूप से उत्पन्न प्रक्रिया विनियमन, साथ ही उनके बीच पत्राचार का एक उदाहरण दिया गया है।

चावल। 4. एक प्रक्रिया व्यवसाय मॉडल के एक टुकड़े और उस पर आधारित मैन्युअल रूप से उत्पन्न प्रक्रिया विनियमन का एक उदाहरण

विनियम बनाने के लिए मैन्युअल दृष्टिकोण का लाभ, यही कारण है कि इस कंपनी में इसका उपयोग किया गया था, यह है कि दस्तावेज़ लेखन कौशल के साथ एक विनियमन विशेषज्ञ, एक वाक्य में शब्दों के क्रम को मैन्युअल रूप से पुनर्व्यवस्थित करके, दस्तावेज़ की सर्वोत्तम शैली प्राप्त करता है। इस दृष्टिकोण के दो नुकसान हैं। बड़ी मात्रा में मैन्युअल पाठ प्रसंस्करण के साथ, अस्पष्टता, विरोधाभास और विसंगतियों की संभावना बढ़ जाती है। एक और महत्वपूर्ण दोष यह है कि यह बहुत श्रम-गहन और महंगा है - नियमों को विकसित करने और अद्यतन करने के लिए आवश्यक समय लंबा रहता है, और परिवर्तनों की उच्च गतिशीलता के साथ, नियमों को अद्यतन करने का समय नहीं मिलता है, जिसके परिणामस्वरूप वे जल्दी से पुराना हो जाना और काम करना बंद कर देना।

बाहरी वातावरण की महान गतिशीलता की आधुनिक परिस्थितियों में, मैन्युअल प्रौद्योगिकी के ये दो नुकसान इसके एकमात्र लाभ से काफी अधिक होने लगते हैं, और दूसरे में संक्रमण, नियम बनाने के लिए एक स्वचालित विधि,यह अधिक से अधिक प्रासंगिक होता जा रहा है और रूसी कंपनियों में लोकप्रियता हासिल कर रहा है।

आधुनिक विशिष्ट सॉफ़्टवेयर उत्पाद जो व्यवसाय मॉडल के निर्माण को स्वचालित करते हैं, उपयोगकर्ता को नियमों के किसी भी टेम्पलेट को स्वतंत्र रूप से विकसित और अनुकूलित करने की अनुमति देते हैं (चित्र 5 देखें)।

चावल। 5. "बिजनेस इंजीनियर" सॉफ्टवेयर उत्पाद में विकसित प्रक्रिया विनियमन टेम्पलेट (व्यवसाय प्रक्रिया नियम) के एक टुकड़े का एक उदाहरण

टेम्प्लेट विकसित करते समय, उनमें बिल्कुल वही अनुभाग और सूचना फ़ील्ड होते हैं जो वर्तमान में उद्यम के लिए प्रासंगिक हैं। टेम्प्लेट का उपयोग करके, कोई भी कर्मचारी व्यवसाय मॉडल के आधार पर स्वचालित रूप से विभिन्न प्रक्रिया और संरचनात्मक नियम बना सकता है।

चित्र में. 6 और 7 प्रक्रिया विनियमों (व्यवसाय प्रक्रिया विनियमों) के साथ-साथ संरचनात्मक विनियमों (नौकरी विवरण) के टुकड़े दिखाते हैं, जो व्यवसाय मॉडलिंग सॉफ्टवेयर उत्पाद "बिजनेस इंजीनियर" का उपयोग करके स्वचालित रूप से उत्पन्न होते हैं।

चावल। 6. प्रक्रिया विनियमों (व्यवसाय प्रक्रिया विनियमों) का टुकड़ा, "बिजनेस इंजीनियर" सॉफ्टवेयर उत्पाद का उपयोग करके स्वचालित रूप से उत्पन्न होता है

चावल। 7. संरचनात्मक नियमों (कार्य विवरण) का टुकड़ा, "बिजनेस इंजीनियर" सॉफ्टवेयर उत्पाद का उपयोग करके स्वचालित रूप से उत्पन्न होता है

विशिष्ट सॉफ़्टवेयर उत्पाद आपको विकसित व्यावसायिक मॉडल के आधार पर स्वचालित रूप से कोई भी प्रक्रिया और संरचनात्मक नियम बनाने की अनुमति देते हैं:

• कंपनी की प्रक्रिया प्रणाली पर विनियम;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर विनियम;
• निचले स्तर की प्रक्रियाओं के नियम और तकनीकी मानचित्र;
• कंपनी की संगठनात्मक संरचना पर विनियम;
• संरचनात्मक प्रभागों पर विनियम;
• कार्य विवरणियां;
• वगैरह।

बिजनेस मॉडलिंग प्रौद्योगिकियां स्थिरता के सिद्धांत पर आधारित हैं और एक बड़े सिस्टम के विभिन्न हिस्सों को एक-दूसरे से सही ढंग से जुड़ने की अनुमति देती हैं। और विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग आपको इस प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुमति देता है और, विशेष रूप से, व्यवसाय मॉडल के विभिन्न हिस्सों की अखंडता और स्थिरता की स्वचालित रूप से जांच करता है।

इस प्रकार, व्यवसाय मॉडलिंग और विनियमन को स्वचालित करने के लिए प्रौद्योगिकियों और विशेष सॉफ़्टवेयर टूल का उपयोग आपको गलतियों से बचने, नियमों की गुणवत्ता और दक्षता में सुधार करने और उन्हें कार्यान्वित करने की अनुमति देता है।

साहित्य:

• रणनीतिक विश्लेषण का संचालन करना
• रणनीति और बीएससी का विकास और कार्यान्वयन
• प्रमुख संकेतकों का विकास - KPI
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं का डिज़ाइन और अनुकूलन
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं का कार्यात्मक और लागत विश्लेषण
• संगठनात्मक संरचना का विश्लेषण और अनुकूलन
• रिपोर्ट और विनियमों की स्वचालित पीढ़ी
• गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली (क्यूएमएस) का निर्माण
• कार्मिक दक्षता विश्लेषण
• परियोजना प्रबंधन
• उद्यम सूचना प्रणाली का विश्लेषण

कई ग्राहक बिजनेस इंजीनियर को महंगे विदेशी मॉडलिंग सिस्टम के सबसे प्रभावी विकल्प के रूप में चुनते हैं, क्योंकि आज बिजनेस इंजीनियर बाजार में ज्ञात समान सॉफ़्टवेयर की कार्यक्षमता से कमतर नहीं है, और कुछ क्षेत्रों में उनसे आगे भी निकल जाता है।

डेवलपर - BITEK (बिजनेस इंजीनियरिंग टेक्नोलॉजीज) कंपनी, मॉस्को

जब एक सेवा के भीतर "स्थानीय लड़ाई" होती है, तो जिम्मेदारी के वितरण का मुद्दा तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा तय किया जाता है। लेकिन अगर विभागों के बीच विवाद बढ़ जाए तो क्या होगा? एक मानव संसाधन विशेषज्ञ इस स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोज सकता है।

इस लेख से आप सीखेंगे:

• संरचनात्मक प्रभागों के बीच परस्पर क्रिया का नियमन क्या है?
• विनियमन का सबसे सुविधाजनक रूप
• संरचनात्मक प्रभागों के बीच बातचीत के लिए नियम तैयार करते समय किन बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए
• संरचनात्मक प्रभागों के बीच बातचीत के लिए नियमों को कैसे लागू किया जाए

कंपनी में सभी इंटरैक्शन को परिभाषित करने और इस तरह कर्मियों की दक्षता बढ़ाने के लिए, SpecPolymer के मानव संसाधन विशेषज्ञों ने इंटरैक्शन और दस्तावेज़ प्रवाह के लिए विनियम विकसित और पेश किए। इससे संगठन को कई समस्याओं से छुटकारा मिल गया। बेशक, ऐसा दस्तावेज़ सभी बीमारियों के लिए रामबाण नहीं है, लेकिन यह उद्यम की गतिविधियों में स्पष्टता और निश्चितता लाता है और न केवल मानव संसाधन प्रबंधकों, बल्कि प्रबंधन के काम को भी सुविधाजनक बनाता है।

स्पेट्सपॉलीमर कंपनी की स्थापना 2003 में हुई थी। यह रूस में पॉल्यूरिया और पॉलीयुरेथेन पर आधारित सुरक्षात्मक पॉलिमर कोटिंग्स का विकास और उत्पादन करती है, और सभी प्रकार की सतहों के लिए कोटिंग सेवाएं प्रदान करती है। इसकी 6 शाखाएँ हैं। प्रबंधन कंपनी के कर्मियों की संख्या लगभग 50 लोग हैं।

विनियम आमतौर पर बनाए जाते हैं यदि कंपनी:
कई व्यावसायिक प्रक्रियाएँ;
उनमें दो से अधिक इकाइयाँ (कई कर्मचारी या संरचनात्मक इकाइयाँ) शामिल हैं।

संरचनात्मक प्रभागों के बीच परस्पर क्रिया के लिए नियम बनाने के लक्ष्य

बातचीत और दस्तावेज़ प्रवाह के लिए नियम बनाने के लक्ष्य:

1. दस्तावेजों की तैयारी में व्यवस्था स्थापित करना और बनाए रखना, व्यावसायिक इकाइयों की सही बातचीत बनाए रखना।

2. टीम में संघर्षों से बचना: यदि ज़िम्मेदारियाँ, निष्पादक, समय सीमा पहले से निर्धारित की जाती है और एक सामान्य दस्तावेज़ में दर्ज की जाती है तो वे उत्पन्न ही नहीं होंगे।

3. कर्मचारियों के श्रम कार्यों का निर्धारण: नियम इंगित करते हैं कि काम पर कौन किसके संपर्क में है, किसी विशेष प्रक्रिया में प्रत्येक कर्मचारी की भागीदारी का हिस्सा क्या है।

4. नए लोगों के लिए कंपनी में शामिल होना आसान बनाना: नियम व्यावसायिक संचार की संरचना को समझने में मदद करते हैं, यह बताते हैं कि किसी व्यक्ति को किन दस्तावेजों और सेवाओं के साथ काम करना होगा, और कार्यों को पूरा करने की समय सीमा क्या है।

5. प्रक्रियाओं और प्रदर्शन अनुशासन का नियंत्रण।

6. मामलों को एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को स्थानांतरित करने की सुविधा, उदाहरण के लिए, छुट्टी पर जाने या बर्खास्तगी की स्थिति में।

7. श्रम के संगठन से संबंधित स्थितियों का उन्मूलन जिससे वित्तीय, समय और मानव संसाधनों की हानि हो सकती है।

अधिक विस्तृत विवरण के लिए, वीडियो देखें:

संरचनात्मक प्रभागों के बीच बातचीत के लिए नियमों की संरचना

विनियमों के साथ काम करना तब सबसे सुविधाजनक होता है जब वे तालिका के रूप में बनाए जाते हैं (तालिका देखें)। आइए इसके कुछ स्तंभों पर ध्यान दें:
"फ़ॉर्म नंबर" - दस्तावेज़ों के मानक और कंपनी-स्वीकृत दोनों रूपों को इंगित किया जा सकता है;
"कलाकार" वह कर्मचारी है जो कोई कार्य करता है या दस्तावेज़ तैयार करता है और उसका रखरखाव करता है;
"तिथि/समय" - दस्तावेज़ तैयार करने की सटीक तारीख;
"जिम्मेदार" वह कर्मचारी है जो दस्तावेज़ की तैयारी को नियंत्रित करता है, इसमें प्रस्तुत जानकारी की पूर्णता और सटीकता के साथ-साथ समय सीमा (आमतौर पर निष्पादक या उसके प्रबंधक) के अनुपालन के लिए जिम्मेदार होता है।

यदि किसी विशिष्ट दस्तावेज़ में कुछ लिंक प्रदान नहीं किया गया है, तो एक डैश जोड़ा जाता है। उदाहरण के लिए, एक सचिव-क्लर्क मासिक रूप से अगले महीने में कर्मचारियों के जन्मदिन की एक सूची कार्मिक प्रबंधन सेवा के प्रमुख के अनुमोदन के लिए तैयार करता है और प्रस्तुत करता है, लेकिन इस दस्तावेज़ का अनुमोदन प्रदान नहीं किया जाता है, और इस मामले में एक डैश होगा "हस्ताक्षर, अनुमोदन" कॉलम में। विनियमों में विशिष्ट दस्तावेज़ों पर कार्रवाइयों का पंक्ति दर पंक्ति वर्णन किया गया है।

दस्तावेज़ों को या तो प्रक्रियाओं की समानता या उन सेवाओं के आधार पर समूहीकृत किया जा सकता है जिनसे वे संबंधित हैं। इसलिए, नियमों में संबंधित ब्लॉकों को उजागर करना समझ में आता है: प्रक्रिया द्वारा (उदाहरण के लिए: माल की प्राप्ति / शिपमेंट, आदि) या सेवा (वाणिज्यिक विभाग, उत्पादन सेवा, आदि) द्वारा। यदि किसी बड़ी कंपनी में जटिल इंटरैक्शन प्रक्रियाएं हैं, तो, शायद, सभी के लिए सामान्य नियमों के अलावा, प्रत्येक डिवीजन के लिए उन्हें विकसित करना आवश्यक होगा।

संरचनात्मक प्रभागों के बीच परस्पर क्रिया के लिए नियम बनाने की बारीकियाँ

नियम बनाने की बारीकियाँ कंपनी की विशेषताओं और उसकी कॉर्पोरेट संस्कृति के प्रकार पर निर्भर करती हैं। किसी भी मामले में, प्रबंधन का समर्थन प्राप्त करना और संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों की रुचि जगाना आवश्यक है। एक सामान्य कॉर्पोरेट दस्तावेज़ बनाने पर काम कार्मिक प्रबंधन सेवा के लिए विनियमों के निर्माण के साथ शुरू हो सकता है। एचआर के लिए, यह काफी सरल है: सभी प्रक्रियाएं उसे अच्छी तरह से पता हैं, और अधीनस्थों को विनियमों का अनुपालन करने के लिए प्रेरित करना मुश्किल नहीं है। इस तरह के परीक्षण के बाद, अन्य सेवाओं के प्रमुखों को एक जीवंत उदाहरण का उपयोग करके यह दिखाना आसान हो जाता है कि विनियम उनके काम में कैसे मदद करते हैं, इसके निर्माण और प्रभावी संचालन के लिए क्या आवश्यक है।

इसलिए, प्रबंधन की मंजूरी और समर्थन प्राप्त करने के बाद, मानव संसाधन प्रबंधक को आंतरिक प्रक्रियाओं और दस्तावेजों के बारे में सभी जानकारी एकत्र करनी होगी। ऐसा करने के लिए, प्रक्रियाओं के प्रत्येक ब्लॉक के लिए जिम्मेदार लोगों की पहचान करना सबसे अच्छा है (आमतौर पर ये सेवाओं और विभागों के प्रमुख होते हैं)। डेटा एकत्र करने के तरीके कंपनी की विशेषताओं पर निर्भर करते हैं: आप आंतरिक नेटवर्क के माध्यम से एक विनियमन प्रपत्र और इसे भरने का एक उदाहरण के साथ एक समाचार पत्र भेज सकते हैं, या आप सभी के साथ व्यक्तिगत बातचीत में आवश्यक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

कंपनी में सभी प्रक्रियाओं और दस्तावेजों पर प्राप्त जानकारी कागज पर दर्ज की जाती है।

संरचनात्मक प्रभागों के बीच परस्पर क्रिया के लिए विनियमों का कार्यान्वयन

बनाए गए दस्तावेज़ पर सभी कर्मचारियों से सहमत होना महत्वपूर्ण है। सुझावों और टिप्पणियों के लिए कॉल के साथ आंतरिक इंटरनेट नेटवर्क पर नए नियमों का बड़े पैमाने पर वितरण करने की सलाह दी जाती है (प्रस्तुत टिप्पणियों पर विचार करने की समय सीमा इंगित की जानी चाहिए)। यदि इलेक्ट्रॉनिक वितरण संभव नहीं है या सभी कर्मचारियों के पास कंप्यूटर तक पहुंच नहीं है, तो आपको प्रत्येक संरचनात्मक इकाई को दस्तावेज़ की एक कागजी प्रति प्रदान करनी होगी। सभी अनुमोदनों के बाद, विनियमों को मंजूरी देने और सभी कर्मचारियों द्वारा इसके अनिवार्य कार्यान्वयन के लिए एक आदेश जारी किया जा सकता है।

विनियमों के कार्यशील होने के लिए, समय-समय पर इसके कार्यान्वयन का मूल्यांकन करना और समय पर परिवर्तन और परिवर्धन करना आवश्यक है। यदि कर्मचारी के वेतन में परिवर्तनशील हिस्सा है, तो आप नियमों के अनुपालन को इसके भुगतान के मानदंडों में से एक बना सकते हैं।

* यदि समय सीमा सप्ताहांत या गैर-कार्य अवकाश पर पड़ती है, तो इसे इस तिथि के बाद अगले कार्य दिवस के लिए स्थगित कर दिया जाता है

व्लादिमीर बाइचको द्वारा

सॉफ़्टवेयर विकास अन्य प्रकार के उत्पादन से भिन्न होता है क्योंकि यह टीम को उच्च स्तर की स्वतंत्रता देता है। शुरुआती चरणों में, "स्टार्टअप माहौल" दृष्टिकोण खुद को उचित ठहराता है - एक प्रेरित टीम उत्पाद का पहला संस्करण बनाने पर काम कर रही है, पहली प्राथमिकता उत्पाद का डेमो संस्करण जल्दी से प्राप्त करना है।

समस्याएँ बहुत बाद में सामने आती हैं, जब सॉफ़्टवेयर "उतार-चढ़ाव" करता है और सफल हो जाता है। कंपनी को बड़े पैमाने पर काम करना होगा और नए कर्मचारियों को आकर्षित करना होगा। इस तरह की समस्याएँ बहुत जल्दी शुरू होती हैं:

आपने %action% क्यों नहीं किया?
- मुझे नहीं पता था कि क्या करना है। / मुझे नहीं पता था कि यह मेरी ज़िम्मेदारी का क्षेत्र था।

एक आवेगी नेता कह सकता है: “क्या आप अच्छा नहीं बनना चाहते? फिर आपके लिए नियम हैं!” और हर चीज़ को विनियमित करें। ख़राब दृष्टिकोण. अनुभव यही बताता है सॉफ़्टवेयर विकास "निरंतर परिवर्तन" का एक क्षेत्र है।नियमन जरूरी है, लेकिन ऐसा नहीं होना चाहिए.

हमें विनियमों की आवश्यकता क्यों है?

पेशेवर:

बार-बार की स्थितियों में कर्मचारियों के मानक कार्य।
दोहराई जाने वाली प्रक्रियाएँ निष्पादित करने के लिए मानक समय-सीमाएँ।
प्रबंधक को अब नए कर्मचारियों को सरल प्रक्रियाएँ समझाने की आवश्यकता नहीं है।
कर्मचारी एक दूसरे के साथ संघर्ष नहीं करते - हर कोई अपनी जिम्मेदारियों के क्षेत्र को ठीक से जानता है।
नियमों के विकास के दौरान, आप अनावश्यक गतिविधियों से छुटकारा पा सकते हैं।
नियंत्रण प्रक्रिया सरल हो गई है, कंपनी की गतिविधियाँ अधिक संरचित हो गई हैं।

विपक्ष:

"निरंतर परिवर्तन" की स्थितियों में, किसी को नियमों को अद्यतन रखने में आलसी नहीं होना चाहिए।
"रचनात्मक" कर्मचारियों के लिए नियम बनाना हमेशा संभव नहीं होता है।

विनियमन आवश्यक है जब:

कंपनी के पास एक से अधिक विभाग हैं।
बार-बार समस्या की स्थितियाँ नियमित रूप से उत्पन्न होती रहती हैं।

सामान्य गलतियां

तीन सबसे आम गलतियाँ हैं:

विनियम तैयार करने के लिए एल्गोरिदम.

विनियमन के घटक

पहला भाग उपयोगी जानकारी का संक्षिप्त सारांश है, एक पृष्ठ से अधिक नहीं।

प्रक्रिया का नाम और उद्देश्य.
स्वामी, आरंभकर्ता, प्रतिभागी, प्रक्रिया नियंत्रक।
किसी प्रक्रिया को प्रारंभ करने के नियम.
इनपुट आर्टिफैक्ट(ओं)।
मुख्य परिदृश्य.
आउटपुट आर्टिफैक्ट।
प्रक्रिया समाप्ति नियम.
प्रक्रिया आरेख.

दूसरा भाग अधिक विस्तृत जानकारी है:

प्रक्रिया को लागू करने के लिए पूर्वापेक्षाएँ.
वैकल्पिक धाराओं का विवरण.
विवादास्पद मामलों के समाधान की प्रक्रिया का विवरण.
प्रतिभागियों की प्रेरणा पर प्रक्रिया के प्रभाव का विवरण।
इस विनियम में परिवर्तन करने की प्रक्रिया का विवरण.
परिवर्तनों का इतिहास.

विनियमों का उदाहरण

प्रक्रिया का नाम और उद्देश्य:
पीजेडएल का प्राथमिक मूल्यांकन। ग्राहक की व्यावसायिक समस्या को तुरंत पहचानने, कार्यान्वयन विकल्प तैयार करने और घंटों में संशोधन का अनुमानित अनुमान देने के लिए इसकी आवश्यकता है। यह जानकारी प्राप्त करने के बाद, ग्राहक यह अंदाजा लगा सकता है कि क्या वह आवश्यकताओं को लिखने और संशोधन के कार्यान्वयन का आदेश देने के लिए तैयार है।

मालिक:विश्लेषण और डिज़ाइन विभाग के प्रमुख।
प्रारंभ करने वाला:कार्यान्वयन विभाग, बिक्री विभाग, सहायता विभाग का कोई भी कर्मचारी।
प्रतिभागी:विश्लेषण और डिज़ाइन विभाग के कर्मचारी।
नियंत्रक:विकास विभाग के प्रमुख.

प्रक्रिया शुरू करने के नियम:
आरंभकर्ता बैकलॉग में एक अनुरोध दर्ज करता है, अनुरोध प्राथमिकता से गुजरता है (बैकलॉग के साथ काम करने के लिए नियम देखें) और सामान्य कतार में जगह प्राप्त करता है।
मालिक को, विश्लेषण और डिजाइन विभाग (बाद में "विश्लेषक" के रूप में संदर्भित) के एक कर्मचारी से जानकारी प्राप्त हुई कि उसके पास सक्रिय चरण में दो से कम अनुरोध हैं (विश्लेषण और डिजाइन के कर्मचारियों के लिए काम के सामान्य नियम देखें) विभाग), अपने विवेक से कतार में पहले पांच में से एक अनुरोध का चयन करता है और इसे इस विश्लेषक को स्थानांतरित करता है।

इनपुट आर्टिफैक्ट:
"प्रारंभिक मूल्यांकन" स्थिति में सामान्य बैकलॉग (बैकलॉग के साथ काम करने के लिए नियम देखें) में सही ढंग से पूरा किया गया अनुरोध।

मुख्य परिदृश्य:
विश्लेषक अनुरोध की प्रासंगिकता के बारे में आरंभकर्ता से जाँच करता है।
विश्लेषक व्यावसायिक समस्या को स्पष्ट करने के लिए एक ग्राहक प्रतिनिधि के साथ एक टेलीकॉन का आयोजन करता है।
विश्लेषक उत्पाद प्रबंधक से पूछता है कि कौन सा डेवलपर मूल्यांकन सलाह प्रदान कर सकता है।
विश्लेषक डेवलपर को व्यावसायिक समस्या का सार समझाता है, डेवलपर समाधान और मूल्यांकन प्रदान करता है।
विश्लेषक मूल्यांकन में सुधार कारक लागू करता है (प्राथमिक मूल्यांकन सूत्र देखें)।
विश्लेषक अनुरोध में एक मूल्यांकन, एक स्पष्ट व्यावसायिक समस्या और एक विकसित कार्यान्वयन विकल्प दर्ज करता है।
विश्लेषक "प्रारंभिक मूल्यांकन" दस्तावेज़ तैयार करता है (दस्तावेज़ का एक उदाहरण देखें)।
विश्लेषक आरंभकर्ता को "प्रारंभिक मूल्यांकन" दस्तावेज़ भेजता है।
विश्लेषक अनुरोध को "प्राथमिक मूल्यांकन का समन्वय" स्थिति में स्थानांतरित करता है।

आउटपुट आर्टिफैक्ट:
बैकलॉग अनुरोध की स्थिति "प्राथमिक अनुमान की स्वीकृति" है, व्यावसायिक समस्या, कार्यान्वयन विकल्प और घंटों में अनुमान के क्षेत्र भरे हुए हैं।
आरंभकर्ता को भेजा गया "प्रारंभिक मूल्यांकन" दस्तावेज़।

प्रक्रिया समाप्ति नियम:
सकारात्मक परिदृश्य: आरंभकर्ता सटीक मूल्यांकन चरण के लिए ग्राहक की तत्परता की पुष्टि करता है, विश्लेषक अनुरोध को "सटीक मूल्यांकन के लिए कतार" स्थिति में स्थानांतरित करता है, सटीक मूल्यांकन प्रक्रिया आरंभ की जाती है (सटीक मूल्यांकन नियम देखें)
नकारात्मक परिदृश्य: आरंभकर्ता ग्राहक के संशोधन से इनकार की रिपोर्ट करता है, विश्लेषक अनुरोध को "रद्द" स्थिति में स्थानांतरित कर देता है।

आरेख:

कृपया ध्यान दें कि निर्देश संक्षिप्त और अत्यंत संक्षिप्त हैं। इसे पढ़ने के बाद, एक नौसिखिया को अपने अधिकांश प्रश्नों के उत्तर प्राप्त होंगे। वैकल्पिक प्रवाह में कुछ समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं, लेकिन इसके लिए विवरण सहित विनियमों का दूसरा भाग नितांत आवश्यक है। मैं दूसरे भाग का उदाहरण नहीं दूँगा, मैं आज पहले से ही दयालु था।

परिवर्तन प्रबंधन

केवल वे टीमें ही जीवित रहती हैं जो परिवर्तनों के प्रति लचीले ढंग से प्रतिक्रिया दे सकती हैं, इसलिए नियमों को समायोजित करना यथासंभव सरल होना चाहिए। हालाँकि, एक ख़तरा है। यह अचानक पता चलता है कि प्रक्रिया बदल दी गई है, लेकिन कुछ प्रतिभागियों को इसकी जानकारी है पता नहीं।

विनियम बदलने के सामान्य नियम:

नियमों का पालन करना होगा.
प्रक्रिया में कोई भी भागीदार नियमों में संशोधन का प्रस्ताव कर सकता है।
एक अलग बैठक में विनियमों की समीक्षा की जाती है।
बैठक के बाद बदलाव विनियमों के पाठ में शामिल किया जाना चाहिए।
परिवर्तन प्रकाशित होना चाहिएएक आदेश के रूप में.

दो उपकरणों की आवश्यकता है: विनियमों का भंडार और एक सूचना प्रणाली।

सारांश

विनियम नुकसान से अधिक अच्छा करते हैं और किसी कंपनी को आगे बढ़ाने के लिए बेहद महत्वपूर्ण हैं।
जहां दोहराव वाली प्रक्रियाएं होती हैं वहां विनियमों की आवश्यकता होती है।
विनियमों को प्रेरणा प्रणाली से जोड़ा जाना चाहिए।
विनियमों को व्यवहार से अलग नहीं किया जाना चाहिए।
नियम एक ऐसे कर्मचारी द्वारा लिखे जाते हैं जो प्रक्रिया के सटीक निष्पादन में सीधे रुचि रखता है।
नियम लचीले होने चाहिए; हर छोटे विवरण का वर्णन करने की आवश्यकता नहीं है, केवल मुख्य चरणों का वर्णन करना होगा।
विनियमों में दो भाग होने चाहिए - संक्षिप्त और पूर्ण।
प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों को नियमों में बदलावों के बारे में सूचित किया जाना चाहिए।

किसी भी उद्यम की प्रबंधन प्रणाली में, उसके संचालन के दौरान प्रबंधन निर्णय लेने के लिए हमेशा बड़ी संख्या में समय-समय पर दोहराए जाने वाले कार्य, प्रक्रियाएं और क्रियाएं होती हैं। साथ ही, एक नियम के रूप में, एक ही प्रबंधन कार्रवाई या प्रक्रिया को लागू करने के लिए कई अलग-अलग विकल्प होते हैं।

अपेक्षित प्रदर्शन परिणामों के लिए आवश्यकताओं को स्पष्ट करने और परिभाषित करने के लिए, उन्हें प्राप्त करने के तरीके, यानी, "खेल के नियम" निर्धारित करने के लिए जो प्रत्येक कर्मचारी को अपने कार्यस्थल पर जानना चाहिए, दस्तावेजों को विकसित करना और उन्हें प्रबंधित करना आवश्यक है . हमारी कंपनी में, ऐसे दस्तावेज़ एक नियम, विनियम, मानक और विनियम के रूप में होते हैं।

विनियम (मानक, विनियम) नियमों का एक समूह है जो किसी संगठन की संचालन प्रक्रिया को निर्धारित करता है।

आपको विनियमों (मानक, विनियम) की आवश्यकता क्यों है?

यदि कंपनी ने कर्मचारियों को कार्य विनियम प्रदान नहीं किए हैं, तो इसका मतलब है कि इससे उन्हें अपने विचारों से निर्देशित होने की अनुमति मिलती है कि क्या करना चाहिए और क्या नहीं करना चाहिए। दस्तावेज़ में निर्धारित क्रियाएं उद्यम के लिए मौलिक हैं, जिसके आधार पर कार्य प्रक्रिया का निर्माण किया जाता है।

किसी कंपनी में नियमों (मानकों, विनियमों) को पेश करने का मुख्य उद्देश्य कर्मचारियों को विशिष्ट कार्य करने और विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने के हमारे दृष्टिकोण को सरल और सुलभ रूप में बताना है। मुख्य लक्ष्य आपके कार्यस्थल में व्यवसाय करने के नियम निर्धारित करना है।

विनियमों (मानक, विनियम) की आवश्यकता किसे है?

क्या वरिष्ठ प्रबंधन को विनियमों की आवश्यकता है? - हाँ, यह जरूरी है.

नियम कंपनी की संरचना में स्पष्टता लाते हैं, प्रत्येक कार्यस्थल पर उत्पाद उत्पादन और सेवा प्रावधान की तकनीक को स्पष्ट करते हैं। और, इसलिए, यह उत्पाद उत्पादन प्रक्रिया को नियंत्रित करना स्पष्ट करता है। कार्मिक प्रेरणा उत्पादन प्रक्रियाओं के परिणामों पर आधारित होती है, न कि स्वयं प्रक्रियाओं पर। उदाहरण के लिए, एक मैकेनिक को उपकरण की मरम्मत के लिए भुगतान नहीं किया जाता है, बल्कि यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि उपकरण रखरखाव के बीच खराब न हो जाए।

क्या मध्य प्रबंधक को विनियमों (मानक, विनियम) की आवश्यकता है? - निश्चित रूप से।

वह समझता है कि अपने स्तर पर काम को कैसे व्यवस्थित करना है। आखिरकार, यह नियमों में है कि गतिविधियों के परिणामों के लिए आवश्यकताएं स्थापित की जाती हैं, काम का क्रम, जिम्मेदारी के क्षेत्र वितरित किए जाते हैं और आवश्यक समय सीमा निर्धारित की जाती है। गलती करने या तकनीक को तोड़ने की कोई संभावना नहीं है।

क्या एक साधारण ठेकेदार को विनियमों (मानक, विनियम) की आवश्यकता है? - फिर, हाँ.

कलाकार को इस बात पर "परेशान" नहीं होना चाहिए कि वे उससे क्या चाहते हैं - उसे केवल नियमों का पालन करना चाहिए। और यदि वह किसी भी कारण से इसे पूरा नहीं कर सकता है, तो उसे अपने पर्यवेक्षक को रिपोर्ट करना होगा।

इस प्रकार, विनियमन (मानक, विनियमन) कर्मचारियों या विभागों के बीच आंतरिक बातचीत को सरल बनाता है। इसके मूल में, एक विनियमन (मानक, विनियमन) एक कंपनी में सफल कार्यों का समेकन है।

किसी भी विनियमन (मानक, विनियमन) में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:

• प्रतिभागियों
• जिम्मेदारियों का वितरण
• क्रियाओं का सही क्रम - प्रक्रिया का विवरण
• समय सीमा
• परिणाम के लिए आवश्यकताएँ
• गुणवत्ता की आवश्यकताएं।

नियम (मानक, विनियम) प्रत्येक कर्मचारी के लिए अत्यंत सरल, समझने योग्य और सुलभ होने चाहिए। इष्टतम दस्तावेज़ का आकार 5-6 पृष्ठों से अधिक नहीं है। यह महत्वपूर्ण है कि एक बार उल्लिखित शब्द का उपयोग पूरे पाठ में किया जाए (समानार्थी शब्द का प्रयोग न करें)। पाठ में प्रयुक्त किसी भी संक्षिप्तीकरण को अवश्य समझा जाना चाहिए। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि विनियम सभी चरणों का वर्णन करें - भले ही कार्य के दौरान दोहराई गई कार्रवाइयां स्पष्ट प्रतीत हों।

विनियमन (मानकीकरण) के महत्वपूर्ण लाभों में से एक कर्मियों के प्रशिक्षण और शिक्षा की लागत में कमी, मानक उत्पादन संचालन के कार्यान्वयन में "मानव कारक" को कम करना, कर्मचारियों के बीच असहमति को कम करना, ज्ञान आधार का गठन - औपचारिकीकरण है। कार्मिक अनुभव का.

हमारे लिए, GOST ISO 9001 के अनुपालन के लिए प्रमाणित कंपनी के रूप में, उत्पादन गतिविधियों के लिए नियमों और मानकों का विकास एक सख्ती से अनिवार्य चीज है।

आज, जब कंपनी मुख्य प्रक्रिया मालिकों (केपीओ) के चश्मे के माध्यम से प्रक्रिया प्रबंधन, गतिविधि प्रबंधन के लिए एक नया प्रारूप पेश कर रही है, तो उनके मानकीकरण के लिए उत्पादन और प्रबंधन के सभी चरणों की समीक्षा करना आवश्यक है। और, यदि आवश्यक हो, तो नए नियम और मानक विकसित करें जो प्रबंधन सहित श्रम दक्षता में वृद्धि करेंगे।

टीएमएस समूह कंपनी के सभी अनुमोदित नियामक दस्तावेज स्वचालित प्रणाली 1सी: दस्तावेज़ प्रवाह, - आंतरिक दस्तावेज़ - विनियम में जमा होते हैं। यदि आवश्यक हो तो कोई भी कर्मचारी आ सकता है और उस दस्तावेज़ से परिचित हो सकता है जिसमें उसकी रुचि है।

प्रत्येक उद्यम के पास इस उद्यम की गतिविधियों को विनियमित करने वाले दस्तावेज़ होते हैं। उदाहरण के लिए, विभाग के परिचालन नियम विकसित किए गए हैं ताकि किसी भी व्यावसायिक प्रक्रिया में शामिल प्रत्येक कर्मचारी अच्छी तरह से समझ सके कि उसे क्या करना चाहिए, कैसे और कब करना चाहिए और परिणामस्वरूप उसे क्या मिलना चाहिए। या, उदाहरण के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि किसी कंपनी के विभाग या प्रभाग एक निश्चित क्रम में या स्थापित नियमों के अनुसार एक दूसरे को जानकारी या दस्तावेज़ स्थानांतरित करते हैं, प्रभागों की बातचीत के लिए नियमों की आवश्यकता होती है। एक प्रबंधक के लिए, यह दस्तावेज़ मुख्य प्रबंधन उपकरणों में से एक है। सही ढंग से तैयार किए गए नियम एक निश्चित समय सीमा के भीतर वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद करते हैं। व्यवसाय प्रक्रिया नियम क्या होने चाहिए?

विनियमों के लिए आवश्यकताएँ

किसी विनियमन की प्रभावशीलता का मानदंड उसका हैकलाकार के लिए पहुंच. यदि कोई प्रबंधक प्रक्रिया के सभी घटकों का विस्तार से वर्णन करता है, लेकिन उसके अधीनस्थ कुछ भी नहीं समझते हैं, तो क्या ऐसा दस्तावेज़ किसी काम का होगा?

इसलिए, नियम बनाते समय इसे ध्यान में रखना आवश्यक है3 मुख्य सिद्धांत:

1. नियम लिखे जा रहे हैं मॉडल पर आधारित(आरेख) एक व्यावसायिक प्रक्रिया का। इसके अलावा, विनियमों की गुणवत्ता सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करती है कि योजना पर कितनी सावधानी से काम किया जाता है।
2. विनियम हैं संरचना, व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल द्वारा परिभाषित। व्यवसाय प्रक्रिया आरेख के सभी मुख्य बिंदु विनियमों में मौजूद होने चाहिए, वे सभी महत्वपूर्ण हैं, और हम उनके बारे में अगले भाग में बात करेंगे।
3. नियम लिखे जाने चाहिए सूखी, आधिकारिक भाषा. नौकरशाही की भाषा से डरो मत - अस्पष्टता से बचना कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। दस्तावेज़ सीधे शब्द क्रम (विषय - विधेय) के साथ केवल सरल, छोटे वाक्यों का उपयोग करता है। शब्दांकन स्पष्ट होना चाहिए. सभी शब्दों और संक्षिप्ताक्षरों को समझा जाना चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, शब्दों और परिभाषाओं की एक सूची संकलित की गई है।

नियमों में सबसे आम त्रुटियाँ:

• वॉल्यूम बहुत बड़ा है. इष्टतम आकार 5-7 पृष्ठों से अधिक नहीं है।
• जटिल पाठ, लंबे मिश्रित वाक्य।
• शब्दों और नामों में पर्यायवाची शब्दों का प्रयोग किया जाता है। संपूर्ण विनियमन के दौरान एक ही ऑपरेशन या दस्तावेज़ को एक ही शब्द से बुलाया जाना चाहिए।
• संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग बिना डिकोडिंग के किया जाता है।
• विशिष्ट कलाकारों की पहचान नहीं की गई है.
• सभी चरणों का वर्णन नहीं किया गया है. शायद कुछ क्रियाएं संकलक को स्पष्ट प्रतीत होंगी - लेकिन उन्हें अभी भी वर्णित करने की आवश्यकता है।

नियम कंपनी के किसी भी कर्मचारी - एक अनुभवी कर्मचारी और एक नवागंतुक दोनों - के लिए समझने योग्य होने चाहिए।

विनियमों की संरचना

एक अच्छे विनियमन में एक व्यावसायिक प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट (यह कहां से शुरू होती है और कैसे समाप्त होनी चाहिए), कार्य की सामग्री और गुणवत्ता के लिए आवश्यकताएं, प्रत्येक कलाकार के कर्तव्य और जिम्मेदारियां, और सूचना प्रसारित करने के तरीकों का विवरण शामिल होता है।

विनियमों के डेवलपर के लिए व्यवसाय प्रक्रिया को एक तालिका के रूप में वर्णित करना, इसे अलग-अलग संचालन में विभाजित करना (मॉडल के अनुसार) सुविधाजनक है:

लेकिन किसी कर्मचारी के लिए ऐसी टेबल पर काम करना तो दूर, उसके अनुसार काम करना भी मुश्किल होगा। इसलिए, नियम आमतौर पर एक बहु-स्तरीय सूची होते हैं।

नियमों के मुख्य बिंदु:

1. सामान्य प्रावधान। यहां दस्तावेज़ का उद्देश्य (व्यावसायिक प्रक्रिया का उद्देश्य) निर्धारित किया जाता है।
2. शब्द और परिभाषाएं। इस पैराग्राफ में शब्दों की परिभाषा दी गई है।
3. संक्षिप्ताक्षर। यहां आपको पाठ में प्रयुक्त सभी संक्षिप्ताक्षरों को समझने की आवश्यकता है।
4. शर्तें और प्रतिबंध. यहां आपको उन शर्तों का वर्णन करना चाहिए जिनके तहत प्रक्रिया शुरू होती है (किस मामले में यह होती है), परिणाम और प्रतिबंधों के लिए आवश्यकताएं - जब आप दस्तावेज़ की आवश्यकताओं से विचलित हो सकते हैं और इन मामलों में कैसे कार्य करना है।
5. प्रक्रियाओं के लिए आवश्यकताएँ. यह भाग व्यवसाय प्रक्रिया में शामिल सभी कार्यों का विस्तार से वर्णन करता है - कौन, कब, वे क्या करते हैं, परिणाम क्या होगा, आवश्यकताएँ और टिप्पणियाँ।
6. ज़िम्मेदारी। कौन किस बात का जिम्मेदार है?
7. नियंत्रण। परिणामों को कौन और कैसे नियंत्रित करता है.

अनुप्रयोग: व्यवसाय प्रक्रिया आरेख, दस्तावेज़ प्रपत्र, आदि।

अंत में, यहां एक विनियमन का उदाहरण दिया गया है:

व्यवसाय प्रक्रिया "कार्मिक प्रमाणन" के लिए विनियम

1. सामान्य प्रावधान.

1.1 इसका उद्देश्य कर्मचारी के योग्यता स्तर का आकलन करना, पद के लिए कर्मचारी की उपयुक्तता का आकलन करना है।

1.2 अनुमोदन, संशोधन और परिवर्धन की प्रक्रिया।

2. मूल नियम और परिभाषाएँ:

प्रमाणीकरण- किसी उद्यम कर्मचारी की योग्यता, ज्ञान का स्तर और कौशल का निर्धारण।

3. संक्षिप्ताक्षर:

4. शर्तें और प्रतिबंध.

4.1 प्रमाणन के लिए समय सीमा...

4.2 प्रमाणन आयोग की संरचना...

4.3 प्रमाणीकरण ...के अधीन है।

4.4 प्रमाणीकरण के अधीन नहीं...

5. प्रमाणन आयोजित करने की प्रक्रिया.

5.1 प्रमाणन की तैयारी में शामिल हैं...

5.2 प्रमाणन कार्यक्रम तैयार किया गया है...

5.4 ... (प्रक्रिया के सभी चरणों को मॉडल के अनुसार विस्तार से वर्णित किया गया है, यदि प्रमाणन कई प्रकार के हैं - प्रत्येक प्रकार के लिए)

6. जिम्मेदार व्यक्ति (प्रमाणन आयोग की संरचना और प्रमाणन आयोजित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों का संकेत दिया गया है)।

7. परिशिष्ट (प्रक्रिया आरेख, प्रमाणन आदेश प्रपत्र, प्रमाणन पत्रक प्रपत्र, आदि)

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