So erreichen Sie die Ausführung des Budgets. Budgetanpassungen: Wem wurden die Ausgaben gekürzt? Memo zur Anpassung des Budgetplans

Wenn die finanziellen Mittel begrenzt sind, muss das Unternehmen sein Vermögen sinnvoll verteilen – nur so kann es erhalten und vermehrt werden. Dabei hilft ein Finanzplan der Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum, also ein Budget. Aber es allein reicht nicht aus. Neben dem Budgetierungsprozess ist es notwendig, ein Budgetmanagement einzurichten – ein System zur Buchhaltung, Kontrolle und Analyse von Plan- und Ist-Daten. Dies ist notwendig, um Abweichungen vom Plan rechtzeitig zu überwachen und dann Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Budgetmanagement ist ein Planungsprozess, bei dem es sich um ein periodisch wiederholtes Verfahren zur Bildung, Koordinierung, Genehmigung und Ausführung von Budgets sowie zur Analyse und Kontrolle ihrer Ausführung handelt (siehe Tabelle 1). Infolgedessen muss das Unternehmen vier Hauptbudgetformen entwickeln:

1. Budget der Einnahmen und Ausgaben(BDR) – ein Budgetformular, das die Zusammensetzung und Höhe der Einnahmen und Ausgaben im Planungszeitraum widerspiegelt.
2. Cashflow-Budget(BDDS) – ein Budgetformular, das den Eingang und die Zahlung von Mitteln im Planungszeitraum widerspiegelt.
3. Bilanzbudget(BBL) ist ein Prognosebericht über den Wert der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Unternehmens, der in Tabellenform dargestellt wird. Der BBL ist das resultierende Budget. Bei einem korrekten Finanzbuchhaltungsmodell wird es auf Basis des BDR und BDDS gebildet.
4. Zahlungsplan– ein Formular, das die geplante kurzfristige Verteilung der Cashflows widerspiegelt. Zusammengestellt, um einen kontinuierlichen Prozess der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens sicherzustellen. Monatlich erstellt mit wöchentlicher Aufschlüsselung nach Zahlungstagen

Zeiträume und Intervalle der Budgetplanung

Jedes Unternehmen hat das Recht, die Planungszeiträume und -intervalle zu wählen, die für seine Aktivitäten am besten geeignet sind. Allgemein anerkannte Budgetplanungszeiträume:

• jährlich, gebildet für ein Jahr mit einem Planungsintervall von einem Monat/Quartal;
• vierteljährlich, gebildet für ein Quartal mit einem Planungsintervall von einem Monat/Woche;
• monatlich, gebildet für einen Monat mit einem Planungsintervall von einer Woche/Tag.

Abhängig von den Aktivitäten des Unternehmens, der Saisonalität und anderen Bedingungen kann der Budgetplanungszeitraum mit dem Kalenderzeitraum zusammenfallen oder durch die Regulierungs- und Verwaltungsakte des Unternehmens festgelegt werden.

Für die Betriebsführung werden Budgets mit gleitender Periode gebildet. Zum Beispiel für die nächsten 12/24/36 Monate monatlich/vierteljährlich.

Tabelle 1. Teilnehmer am Budgetprozess

Grundlage für die Budgetbildung ist eine klare Strukturierung von Verzeichnissen und Unternehmensbuchhaltungsanalysen. Es ist notwendig, die folgenden Nachschlagewerke und Buchhaltungsanalysen zu entwickeln, zu vereinbaren und zu genehmigen:

1.Projekte– dient der Generierung von Plan- und Istdaten zu den Kernaktivitäten des Unternehmens im Rahmen von Bereichen (Projekten). Dies kann die Struktur von Produkten (Waren, Dienstleistungen), Regionen, Objekten usw. sein. Ein Beispiel finden Sie in Tabelle 2.

Tabelle 2. Struktur der Regionen nach Tätigkeitsbereichen des Unternehmens

1. Zentren für finanzielle Verantwortung(CF) ist eine Liste der Strukturbereiche des Unternehmens, die für die Erreichung des Zielwerts einer bestimmten Finanzkennzahl verantwortlich sind. Grundlage für das CFO-Verzeichnis ist die Organisationsstruktur des Unternehmens. Ein Beispiel finden Sie in Tabelle 3.

Tabelle 3. Liste der Finanzverantwortungszentren

1. Verzeichnis der Haushaltsposten– Dies ist eine Liste von Elementen, in deren Rahmen geplante und tatsächliche Daten über die Aktivitäten des Unternehmens generiert werden. Um die Analyse des Haushaltsvollzugs zu vereinfachen, sollte das Verzeichnis der Haushaltsposten mit den im Buchhaltungssystem des Unternehmens verwendeten Verzeichnissen der Kostenpositionen, Cashflows und sonstigen Einnahmen und Ausgaben identisch sein.

Haushaltsformulare werden gemäß den genehmigten Haushaltspostenverzeichnissen erstellt.

Phasen der Budgetbildung

Budgets erstellen Sie am besten in sieben Stufen.

Stufe 1. Bildung eines Verkaufsbudgets im Kontext der Einnahmequellen des Unternehmens. Die Ertragsplanung sollte möglichst realitätsnah sein, da der Vertriebshaushalt die Grundlage für die Erstellung von Budgets für alle zentralen Finanzbezirke des Unternehmens ist.

Stufe 2. Personalwechsel. Basierend auf dem Verkaufsbudget ändern Unternehmensabteilungen die Besetzung der Mitarbeiter.

Stufe 3. Erstellung von Budgets für direkte Ausgabenposten– basierend auf Umsatzbudgetdaten. Direkte Aufwandsposten bilden die Umsatzkosten (einschließlich Lieferung und anderer Aufwandsposten, die nur im Zeitraum der Ertragsgenerierung berücksichtigt werden können).

Stufe 4. Erstellung von Budgets für Kostenpositionen für den Unterhalt des kaufmännischen und administrativen Personals. Einschließlich:

• Löhne und Lohnbeiträge;
• Erwerb von Inventar und Anlagevermögen;
• Reisekosten;
• sonstige Aufwandsposten zur Sicherstellung einer unterbrechungsfreien Arbeit für die Mitarbeiter des Unternehmens.

Als Grundlage sollten Daten zur geplanten Personalbesetzung herangezogen werden.

Stufe 5. Bildung des Steuerhaushalts – basierend auf Haushaltsdaten des zentralen Bundesdistrikts.

Stufe 6. Planung, externe Finanzierungsquellen zu gewinnen oder Investitionen zu tätigen– basierend auf Daten des konsolidierten BDDS.

Stufe 7. Die Budgets des Unternehmens werden vom CEO genehmigt.

Stufe 8. Budgets werden an die Leiter der Strukturabteilungen „verteilt“.

Ausführung und Anpassung von Budgets

Die Überwachung der Ausführung von Haushaltsplänen ist obligatorisch. Jede Abweichung vom Budget um mehr als 5 % muss durch den für diesen Artikel Verantwortlichen des Zentralen Bundesdistrikts begründet werden.

Eine Überschreitung des Budgets kann nur berücksichtigt werden, wenn sie vom Generaldirektor genehmigt wird.

Das Jahresbudget kann nur dann angepasst werden, wenn sich die Umweltfaktoren wesentlich geändert haben.

Anpassungen des Jahresbudgets müssen auf Anordnung des Generaldirektors genehmigt werden.

Bei der Erstellung von Budgets mit einer rollierenden Periode können keine Anpassungen für die ersten beiden Monate der Budgetperiode vorgenommen werden. Wichtig ist auch die Einhaltung der genehmigten Umsätze für Haushaltsposten innerhalb des Jahreshaushalts.

Detaillierung der Budgetposten

Je detaillierter die Posten in den Budgets sind, desto einfacher ist es, die Richtigkeit der Daten zu analysieren, und beim Schutz der Budgets ist nur ein Minimum an zusätzlicher Dekodierung erforderlich.

Beispielsweise können für ein Handelsunternehmen die Budgetformate anhand der in den Tabellen 4 und 5 dargestellten Gruppen von Posten detailliert beschrieben werden.

Tabelle 4. Aufschlüsselung nach Gruppen von Haushaltsposten der Einnahmen und Ausgaben

Tabelle 5. Detaillierung nach Gruppen von Cashflow-Budgetposten

Jede Artikelgruppe in den Beispielbudgets umfasst die maximal mögliche Anzahl an Artikeln.

Zur Planung der Kostenrücklage können die Positionen „Sonstige Aufwendungen“ bzw. „Sonstige Aufwendungen“ genutzt werden. Für die tatsächlichen Ausgaben ist es ratsam, solche Posten nicht zu verwenden, da sie bei der Analyse der Haushaltsausführung separat entschlüsselt werden müssen.

Einmal im Jahr können Sie die aktuelle Artikelliste erweitern, wenn sich herausstellt, dass diese nicht ausreicht. Es lohnt sich nicht, Verzeichnisse häufiger zu wechseln, da jede Änderung im Verzeichnis Änderungen an den Haushaltsvorschriften, Haushaltsformaten und Buchhaltungssystemverzeichnissen nach sich zieht.

Zusätzliche Protokolle bei der Genehmigung von Budgets

Um die Budgetformate nicht zu überladen, können Sie die Details separat darstellen:

• Projekteinnahmen;
• Einkaufspreis der Waren durch Lieferanten;
• Veränderungen in der Personalbesetzung nach Abteilungen;
• Lohn-und Gehaltsabrechnung;
• Boni;
• Abzüge von der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter entsprechend der geplanten Besetzungsregelung.

Verfügt das Unternehmen über genehmigte Standards für den Unterhalt der Mitarbeiter, beispielsweise für deren Ausbildung, den Kauf von Büromaterial und Haushaltswaren, dann sollte die Planung dieser Ausgaben wie folgt erfolgen: Multiplizieren Sie die geplante Mitarbeiterzahl mit dem Standard für die Aufwandsposten. Dann ist keine zusätzliche Entschlüsselung erforderlich.

Für Posten wie Miete von Räumlichkeiten, Anbieterdienstleistungen, Prüfung, Leasing, Kredite und Anleihen usw. kann die geplante Höhe der Ausgaben anhand von Gegenparteien und Verträgen ermittelt werden.

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Bei der Umsetzung eines Budgetierungsprojekts können alle Elemente erheblich überarbeitet und einige sogar völlig neu erstellt werden. Dies kann insbesondere bei einem Finanzbudgetierungsmodell passieren.

Das bedeutet, dass Sie den Umgang damit noch erlernen müssen. Im Zuge einer solchen Schulung ist es durchaus möglich, dass Budgetanpassungen vorgenommen werden müssen. Sie müssen diesbezüglich völlige Ruhe bewahren.

Folgendes muss beachtet werden:

Im Rahmen des Haushaltsvollzugs kann der Ausgabenanteil abhängig von der Höhe der erhaltenen Einnahmen und der Frage, ob diese zur Deckung aller geplanten Ausgaben ausreichen, angepasst werden. Um den Erlass von Notentscheidungen auszuschließen, ist das Vorgehen der Behörden in solchen Situationen gesetzlich geregelt. Für Fälle, in denen die tatsächlichen Haushaltseinnahmen unter dem genehmigten Betrag liegen, sieht das Gesetz zwei Möglichkeiten vor. Wenn die Änderung der Einnahmen im Vergleich zum Haushaltsplan unbedeutend ist, werden Entscheidungen zur Reduzierung der Haushaltsausgaben von den Exekutivbehörden getroffen. Sollten die tatsächlichen Haushaltseinnahmen deutlich geringer ausfallen als geplant, ist eine Änderung des Haushaltsgesetzes erforderlich, die eine Beteiligung des Gesetzgebers erfordert.

Die Haushaltsordnung der Russischen Föderation legt das folgende Verfahren zur Reduzierung der Bundeshaushaltsausgaben fest:

• 1. Wenn bei der Ausführung des Bundeshaushalts die Unterfinanzierung der Ausgaben 10 % des Plans nicht überschreitet, wird vom höchsten Exekutivorgan – der Regierung der Russischen Föderation – eine Regelung zu deren Reduzierung eingeführt. Gleichzeitig sollen die Haushaltsausgaben für alle Arten und Empfänger im gleichen Verhältnis gesenkt werden. Die Entscheidung der Regierung muss ebenfalls veröffentlicht werden; der Zeitrahmen für die Benachrichtigung aller Manager und Haushaltsempfänger darüber ist ähnlich wie im vorherigen Fall. Die Aufhebung der Haushaltskürzungsregelung erfolgt durch die Behörde, die ihre Einführung beschlossen hat;
• 2. Wenn der Rückgang der Einnahmeneinnahmen eine Reduzierung der Ausgaben um mehr als 10 % der jährlichen Zuweisungen erforderlich macht, müssen Änderungen des Haushaltsplans vom Gesetzgeber genehmigt werden. Zu diesem Zweck erarbeitet die Regierung einen Gesetzentwurf über Änderungen und Ergänzungen des Gesetzes über den Bundeshaushalt und legt ihn der Staatsduma vor. Zusammen mit dem Gesetzentwurf werden folgende Materialien an die Duma geschickt:
  • · Bericht über die Ausführung des Bundeshaushalts für die abgelaufene Periode des laufenden Haushaltsjahres;
  • · Berichte der föderalen Exekutivbehörden, die die Einnahmen des Bundeshaushalts für die abgelaufene Periode des laufenden Jahres einziehen;
  • · Bericht über die Verwendung der Mittel aus dem Reservefonds der Regierung der Russischen Föderation und dem Reservefonds des Präsidenten der Russischen Föderation;
  • · Berichte des Finanzministeriums und anderer autorisierter Stellen über die Bereitstellung und Rückzahlung von Haushaltskrediten und -darlehen;
  • · Analyse der Gründe und Faktoren, die die Notwendigkeit von Änderungen und Ergänzungen des Bundesgesetzes über den Bundeshaushalt bestimmt haben.

Die Staatsduma prüft den Gesetzesentwurf außerordentlich in drei Lesungen mit einer Gesamtdauer von 15 Tagen.

Die erste Lesung muss spätestens 2 Tage nach Vorlage des Gesetzentwurfs stattfinden. Das Verfahren ist wie folgt. Die Duma hört den Bericht der Regierung und den Bericht der Rechnungskammer über die Lage der Einnahmen und Mittel aus Anleihen im Bundeshaushalt, nimmt den Gesetzentwurf als Grundlage an und genehmigt neue Grundzüge des Haushalts. Wenn der Gesetzentwurf in erster Lesung angenommen wurde, muss seine zweite Lesung spätestens 5 Tage danach stattfinden. In der zweiten Lesung werden die Zuweisungsvolumina für Abschnitte und Unterabschnitte der Funktions- und Abteilungsklassifikationen der Haushaltsausgaben der Russischen Föderation genehmigt. Die dritte Lesung muss spätestens drei Tage nach der Verabschiedung des Gesetzentwurfs in zweiter Lesung stattfinden. Darin wird der Gesetzentwurf insgesamt zur Abstimmung gestellt.

Wird der Gesetzentwurf zur Änderung und Ergänzung des Haushaltsgesetzes nicht fristgerecht verabschiedet, hat die Regierung Anspruch auf eine anteilige Kürzung der Bundeshaushaltsausgaben. Dieses Verfahren gilt bis zur Verabschiedung dieses Gesetzes.

Neben unzureichenden Einnahmeneinnahmen in den Haushalt kann es bei dessen Ausführung auch zu einer gegenteiligen Situation kommen, wenn die tatsächliche Höhe der Einnahmen den im Haushaltsgesetz genehmigten Betrag übersteigt. Das Verfahren zur Verwendung zusätzlicher Einnahmen ist ebenfalls in der Haushaltsordnung geregelt. Danach sollten Einnahmen, die über den geplanten Betrag hinausgehen, vom Finanzministerium zur Reduzierung des Bundeshaushaltsdefizits und zu Zahlungen zur Reduzierung der Schuldenverpflichtungen der Russischen Föderation verwendet werden. Es sind keine Änderungen des Haushaltsgesetzes erforderlich; das Finanzministerium erstellt und genehmigt einen zusätzlichen Haushaltsplan.

Zusätzliche Einnahmen können für andere Zwecke verwendet werden, das Verfahren zu ihrer Verteilung ist in diesem Fall jedoch anders. Die Finanzierung von Ausgaben, die über die im Gesetz über den Bundeshaushalt genehmigten Zuweisungen hinausgehen, erfolgt nur nach Änderungen und Ergänzungen des Gesetzes. Solche Anpassungen werden auf der Grundlage der Ergebnisse der Haushaltsausführung für das Quartal (Halbjahr) vorgenommen, in dem die tatsächlichen Einnahmen den Planwert überstiegen. Ein Gesetzgebungsverfahren ist auch erforderlich, wenn die erwarteten Einnahmen die genehmigten jährlichen Zuwendungen um mehr als 10 % übersteigen.

Die Regierung der Russischen Föderation bereitet derzeit einen Gesetzentwurf über Änderungen und Ergänzungen des Gesetzes über den Bundeshaushalt im Zusammenhang mit der Erlangung zusätzlicher Einnahmen vor. Es wird der Staatsduma spätestens zehn Tage nach der Behandlung des Berichts über die Ausführung des Bundeshaushalts für das Quartal oder Halbjahr, in dem die überschüssigen Einnahmen erzielt wurden, in einer Sitzung der Duma vorgelegt.

Der Gesetzentwurf wird von der Duma außerordentlich innerhalb von 15 Tagen geprüft. Das Verfahren zu seiner Prüfung umfasst auch drei Lesungen. Wenn der Gesetzentwurf nicht rechtzeitig angenommen wurde, hat die Regierung das Recht, die Haushaltsausgaben in allen Bereichen nach Reduzierung des Bundeshaushaltsdefizits und Tilgung der Schulden einheitlich zu indexieren.

Das Haushaltsgesetz regelt das Verfahren Budgetbeschlagnahme- proportionale Kürzung aller seiner Ausgabenposten, mit Ausnahme der geschützten, mit einem starken Rückgang der tatsächlichen Einnahmen im Vergleich zum geplanten Niveau.

Geschützte Artikel- Hierbei handelt es sich um Ausgabenposten, deren Förderhöhe im Rahmen der Genehmigung oder Ausführung des Haushaltsplans nicht gekürzt werden kann. Solche Ausgaben entstehen durch die Verabschiedung von Rechtsakten, beispielsweise von Gesetzen, die bestimmten Kategorien von Bürgern Leistungen oder Sozialleistungen gewähren.

Kommt es im Rahmen des Haushaltsvollzugs zu einem Rückgang des Volumens der Haushaltseinnahmen oder Einnahmen aus Quellen zur Finanzierung des Haushaltsdefizits, was zu einer unvollständigen Finanzierung der Ausgaben im Vergleich zum genehmigten Haushalt um nicht mehr als 10 % der Jahreswerte führt, dann Die Regierung der Russischen Föderation, das Exekutivorgan der konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation oder das Organ der Kommunalverwaltung haben das Recht, über die Einführung eines Kostensenkungsregimes zu entscheiden und das festgelegte Regime einzuführen. Die Benachrichtigung der Verwalter und Empfänger von Haushaltsmitteln über die Einführung dieser Regelung erfolgt spätestens 15 Tage vor dem Datum ihrer Einführung.

Kommt es im Rahmen des Haushaltsvollzugs zu einem Rückgang des Volumens der Einnahmeneinnahmen, was zu einer Reduzierung der Ausgabenfinanzierung um mehr als 10 % der Jahresaufträge führt, kommt es nach Verabschiedung entsprechender Änderungen zu einer Änderung der Haushaltsausgaben zum Gesetz über den Haushalt der entsprechenden Ebene in Form eines Gesetzes über Änderungen und Ergänzungen zum Gesetz über den Haushalt für das nächste Haushaltsjahr.

Der Gesetzentwurf über Änderungen und Ergänzungen zum Haushaltsplan muss innerhalb von 15 Tagen ab dem Datum seiner Vorlage beim gesetzgebenden (repräsentativen) Organ angenommen werden. Wird der Gesetzentwurf zur Änderung und Ergänzung des Haushaltsgesetzes nicht fristgerecht verabschiedet, hat die Regierung Anspruch auf eine anteilige Kürzung der Bundeshaushaltsausgaben. Dieses Verfahren gilt bis zur Verabschiedung dieses Gesetzes.

Neben unzureichenden Einnahmeneinnahmen für den Haushalt während seiner Ausführung kann auch die gegenteilige Situation eintreten: wenn die tatsächliche Höhe der Einnahmen den im Haushaltsgesetz genehmigten Betrag übersteigt. Das Verfahren zur Verwendung zusätzlicher Einnahmen ähnelt dem Verfahren zur Verwendung von Ausgaben und ist geregelt Kunst. 232 v. Chr. RF.

4. Abschluss der Haushaltsausführung

Die letzte Phase der Haushaltsausführung ist der Schlussumsatz, nach dem ein Bericht über die Haushaltsausführung für das Jahr erstellt wird. Während der letzten Umsatzperiode werden Transaktionen auf Privatkonten mit Haushaltsmitteln bis zu einem bestimmten Datum durchgeführt. An ihrem letzten Tag wird der Vorgang zur Überweisung von Geldern aus dem letzten Jahr durchgeführt.

Der Abschluss des Haushaltsvollzugs in der Russischen Föderation erfolgt mit dem Ende des Geschäftsjahres am 31. Dezember. Die Budgetgrenzen laufen am 31. Dezember ab. Um die Einhaltung der festgelegten Fristen zu gewährleisten, ist die Annahme von Geldverbindlichkeiten nach dem 25. Dezember nicht zulässig und ihre Bestätigung muss am 28. Dezember durch das Finanzministerium abgeschlossen sein. Die den Haushaltsinstituten aus der unternehmerischen Tätigkeit zufließenden und zum 31. Dezember nicht genutzten Mittel werden in gleicher Höhe den von den Haushaltsinstituten neu eröffneten Privatkonten gutgeschrieben.

Nach Abschluss aller Transaktionen zu übernommenen Geldverpflichtungen wird der Saldo des Einzelhaushaltskontos bei den Haushaltseinnahmen des nächsten Haushaltsjahres berücksichtigt.

Die letzte Phase des Budgetprozesses ist die Vorbereitung Berichte zur Haushaltsausführung. Allgemeine Bestimmungen zur Erstellung von Jahresberichten regelt Art. 241. Buchkodex der Russischen Föderation.

Die Regierung der Russischen Föderation legt eine einheitliche Methodik für die Berichterstattung über die Ausführung des Bundeshaushalts fest. Die Erstellung eines Berichts über den Vollzug des Bundeshaushalts ist in Art. 1 geregelt. 274. BC RF. Gemäß den Bestimmungen dieses Artikels erlässt der Finanzminister am Ende eines jeden Jahres eine Anordnung, nach der mit der Erstellung eines Berichts über die Ausführung des Bundeshaushalts und der Haushalte der außerbudgetären Landesfonds begonnen wird. Der Bericht wird vom Finanzministerium nach derselben Struktur und Haushaltsklassifizierung erstellt, die bei der Verabschiedung des Haushaltsgesetzes verwendet wurde. Ausgangsdaten dafür sind die Berichte der Hauptverwalter, Verwalter und Empfänger von Haushaltsmitteln. Haushaltsinstitutionen spiegeln in ihren Berichten den Grad der Aufgabenerfüllung bei der Erbringung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen sowie Daten zu den Einnahmen aus diesen Dienstleistungen wider. Empfänger von Haushaltsmitteln in Form von Zuschüssen, Haushaltskrediten und Haushaltsdarlehen erstellen Berichte über die Verwendung dieser Haushaltsmittel. Regierungskunden erstellen einen Bericht über die Verwendung der ihnen für staatliche Aufträge zugewiesenen Bundesmittel. Die Unternehmen der Bundesregierung erstellen Jahres- und Rechnungsberichte und übermitteln diese an die Hauptverwalter der Haushaltsmittel.

Der Bericht über die Ausführung des Bundeshaushalts für das abgelaufene Jahr wird in Form eines Gesetzes genehmigt. Dazu muss es von der Regierung spätestens am 1. Juni des laufenden Jahres der Staatsduma vorgelegt werden. Innerhalb derselben Frist muss der Gesetzentwurf der Rechnungskammer zur Erstellung eines Gutachtens vorgelegt werden. Gleichzeitig werden der Duma Berichte über den Haushaltsvollzug der Bundeszielhaushaltsfonds vorgelegt.

Die Rechnungskammer der Russischen Föderation prüft den Bericht über die Ausführung des Bundeshaushalts für das Berichtsjahr und erstellt innerhalb von 4,5 Monaten nach Vorlage durch die Regierung der Russischen Föderation eine Schlussfolgerung zum Bericht der Regierung der Russischen Föderation über die Ausführung des Haushalts sagte Bericht an die Staatsduma. Das Ergebnis der Arbeit der Rechnungskammer ist die Schlussfolgerung zum Bericht der Regierung über die Ausführung des Bundeshaushalts. Die Hauptpunkte dieser Schlussfolgerung sind in Art. geregelt. 278. Buchkodex der Russischen Föderation.

Nachdem der Beschluss der Rechnungskammer an die Duma übermittelt wurde, beginnt das Unterhaus des Parlaments mit der Prüfung des Berichts über die Ausführung des Bundeshaushalts. Die Dauer der Prüfung richtet sich nach der Haushaltsordnung und beträgt eineinhalb Monate (Artikel 279 der Haushaltsordnung der Russischen Föderation).

Auf der Grundlage der Ergebnisse der Prüfung des Berichts über die Ausführung des Bundeshaushalts und des Abschlusses der Rechnungskammer der Russischen Föderation trifft die Staatsduma eine der folgenden Entscheidungen: über die Genehmigung des Berichts über die Ausführung des Bundeshaushalts ; über die Ablehnung des Berichts über den Vollzug des Bundeshaushalts.

LITERATUR:

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Internetressourcen

Offizielle Website der Staatsduma der Russischen Föderation – www. Duma. Gouverneur. ru

Offizielle Website des Finanzministeriums der Russischen Föderation - www. Minfin. ru

Offizielle Website der „Rossiyskaya Gazeta“ – www. rg. ru

Russisches Wirtschaftsjournal - www.eCapitalism.net

Magazin „Finanzen und Kredit“ - www.fin-izdat.ru

RosBusiness Consulting - www.rbc.ru

Die in allen Geschäftsbereichen weit verbreitete Budgetierungstechnologie wird heute von wenigen Menschen nur noch als Prozess zur Erstellung von Finanzplänen betrachtet. Budgetierung ist eine Möglichkeit, ein Unternehmen anhand von Budgets zu verwalten, sodass Sie Ihre Ziele durch den effizientesten Einsatz von Ressourcen erreichen können. Der Managementprozess ist zyklisch und umfasst neben der Planung und Budgetierung auch die Phase der Überwachung seiner Ausführung.

In einem Haushaltssystem spielt die Kontrolle über die Haushaltsausführung die Rolle des Feedbacks, das notwendig ist, um den Status und die Arbeitsergebnisse zu analysieren und die Funktionsweise des Systems anzupassen, wenn entsprechende Signale eingehen. Ohne diesen Mechanismus ist das System unrentabel und der Budgetierungsprozess wird von einem Managementinstrument zu einem Sonderfall der Planung.

Die Überwachung der Erreichung von Haushaltsindikatoren trägt dazu bei, die Wirksamkeit des Haushaltssystems zu bestimmen, da die regelmäßige Nichteinhaltung des Budgets eines der Hauptzeichen für ineffektive Arbeit ist. Abweichungen von den geplanten Indikatoren können aufgrund von Problemen in einem der Elemente des Systems auftreten, daher ist es notwendig, für jedes Element vorbeugende Maßnahmen vorzusehen.

Erstellen eines korrekten Budgets

Eine notwendige Voraussetzung für die Ausführung des Haushalts ist seine Richtigkeit. Es ist äußerst schwierig, die Umsetzung eines falsch erstellten Budgets zu erreichen: Das bedeutet, dass man sich von Anfang an an falsche Richtlinien halten muss. Und selbst wenn ein solches Budget erfüllt wird, kann das Ergebnis kaum als positiv bezeichnet werden.

Betrachten wir die Grundprinzipien der Erstellung eines korrekten Budgets.

1. Der Haushalt muss auf der Grundlage verlässlicher Informationen und nach vorher festgelegten Regeln erstellt werden.

Die Budgetbildung ist ein komplexer, mehrstufiger Prozess, für dessen reibungslosen Ablauf Folgendes erforderlich ist:

die Finanzstruktur bestimmen;

ernennen Sie Personen, die für die Aufstellung und Ausführung des Haushalts verantwortlich sind;

Entwicklung einheitlicher Haushaltsformen und Methoden zur Haushaltsbildung;

regeln das Verfahren zur Bereitstellung von Daten für die Haushaltserstellung, d. h. legen eindeutig fest, wer die Quelle der notwendigen Informationen ist, innerhalb welcher Frist und in welcher Form diese Informationen in die Finanzabteilung gelangen.

Beachten Sie! Was den Grad des Einflusses auf die Qualität der Budgetierung betrifft, sind unserer Meinung nach die Wahl der richtigen Methodik und die Sammlung verlässlicher Informationen, die für die Budgetbildung erforderlich sind, in der vorgestellten Liste am wichtigsten. Schauen wir uns den Einfluss jedes dieser Faktoren auf das Endergebnis des Prozesses genauer an.

Es liegt auf der Hand, dass ein methodisch falsches Budget keine verlässliche Informationsquelle für die Analyse und anschließende Managemententscheidung sein kann. Daher ist die Methodik die Grundlage für die Erstellung eines korrekten Budgets.

Budgetierung als Technologie ist ziemlich alt. Der gesamte Haushaltsprozess wurde sowohl theoretisch als auch praktisch eingehend untersucht, daher gibt es in der Fachliteratur mehr als genug methodische Entwicklungen und Empfehlungen zur Erstellung operativer und konsolidierter Haushalte. Wenn wir die in verschiedenen Quellen vorgeschlagene Methodik zur Erstellung konsolidierter Haushaltspläne vergleichen, stellt sich heraus, dass die Logik und Form ihrer Konstruktion Standard sind. Die Unterschiede liegen meist in der Terminologie und dem Detaillierungsgrad von Artikeln oder Indikatoren. Daher ist es unangemessen, eine grundsätzlich neue Form oder ein neues Schema für die Erstellung konsolidierter Haushaltspläne zu entwickeln. Es ist besser, die Standardentwicklungen des Einnahmen- und Ausgabenbudgets (BDR), des Cashflow-Budgets (CFB), des Prognosesaldos oder des Bilanzbudgets (BBL) zugrunde zu legen und diese an die Besonderheiten einer bestimmten Branche anzupassen und Unternehmen. Gleichzeitig ist es wichtig, alle drei Formen konsolidierter Haushaltspläne zu erstellen, die das endgültige Bild für drei Hauptfinanz- und Wirtschaftsabschnitte zeigen:

• BDR – Finanzergebnis und Rentabilität der Aktivitäten;
• BDDS – Cashflows und Zahlungsfähigkeit des Unternehmens;
• BBL – Finanzlage des Unternehmens.

Unter diesen Budgets ist es unmöglich, ein Hauptbudget auszuwählen, da sie Informationen enthalten, die die Aktivitäten des Unternehmens aus verschiedenen Aspekten charakterisieren. Das Budget der Einnahmen und Ausgaben zeigt, wie profitabel und effektiv die Aktivitäten des Unternehmens sind. Das Cashflow-Budget zeigt die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens und ermöglicht die Analyse der Cashflows, die es im Rahmen seiner Aktivitäten (Betrieb, Investitionen und Finanzen) generiert. Der prognostizierte Saldo spiegelt den Zustand der Vermögenswerte des Unternehmens, die Art ihrer Finanzierung und die Effizienz ihrer Nutzung wider.

Vollständige Informationen über die geplante finanzielle und wirtschaftliche Lage des Unternehmens können daher nur durch eine gemeinsame Analyse aller drei Budgets gewonnen werden. Das bedeutet, dass der gesamte Haushaltsprozess so strukturiert sein muss, dass am Ausgang gleichzeitig drei Haupthaushaltsformen entstehen, deren Genehmigung die Festlegung der künftigen finanziellen und wirtschaftlichen Lage des Unternehmens bedeutet.

Die Reduzierung des Budgetprozesses auf die Erstellung eines endgültigen Budgets (meistens ist dies das BDDS) bedeutet eine erhebliche Einschränkung der Möglichkeiten der Budgetierung als Managementinstrument zur Lösung des lokalen Solvenzproblems. Bei diesem Ansatz ist eine angemessene Bewertung der gesamten Unternehmenstätigkeit nicht möglich, was zu Fehlentscheidungen des Managements und in Zukunft mit hoher Wahrscheinlichkeit zur Nichterfüllung des Budgets führt.

Eine methodisch korrekte Haushaltsaufstellung ist eine notwendige, aber nicht hinreichende Voraussetzung für ihre Richtigkeit. Die Budgetierungsmethodik stellt die Qualität der Informationsverarbeitung sicher, hat jedoch keinen Einfluss auf die Qualität der Informationen selbst. Eine korrekte Budgetierungsmethodik kann nicht zu einem korrekten Ergebnis am Ausgang des Prozesses führen, wenn die Eingangsinformationen unzuverlässig sind. Die Verwendung unvollständiger, nicht überprüfter und veralteter Daten führt zur Festlegung falscher Leitlinien in Form von Budgetindikatoren und zu einer weiteren Abweichung der tatsächlichen Leistungsergebnisse von diesen.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Datenzuverlässigkeit ist die minimale Anzahl von Zwischengliedern in der Informationskette. Wir müssen danach streben, den Prozess der Informationserhebung so zu strukturieren, dass wir sie direkt von der Primärquelle erhalten. Die Hauptquellen können sowohl Mitarbeiter des Unternehmens (Leiter des Zentralen Bundesdistrikts oder verantwortliche Personen) als auch Dokumente (Verträge, Arbeitspläne, Verkaufs- und Produktionspläne, Daten der Betriebsbuchhaltung usw.) sein.

Ein weiterer äußerst wichtiger Schritt zur Gewinnung korrekter Daten ist die Vereinbarung der endgültigen Budgetkennzahlen durch alle Parteien – die Unternehmensleitung, den Finanzdienst und andere interessierte Abteilungen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass dieser Vorgang mehrmals wiederholt werden muss, bis die Parteien einen Konsens erzielen und die Budgets vollständig koordiniert sind.

Die vorgeschlagene Organisation des Haushaltsbildungsprozesses verringert das Risiko, durch die Arbeit mit Primärquellen unzuverlässige Informationen zu erhalten, und berücksichtigt die Einhaltung der Unternehmensinteressen aufgrund des Vorhandenseins einer Genehmigungsphase, was zweifellos die Qualität der Haushaltsplanung verbessern wird.

1. Es ist notwendig, die Konsistenz zwischen den Indikatoren der kurzfristigen Planung und der strategischen Entwicklung des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Budgetierung als Managementtechnologie zielt darauf ab, gesetzte Ziele durch möglichst effizienten Einsatz von Ressourcen zu erreichen, und das Budget ist ein Leitfaden auf dem Weg zu diesen Zielen. Allerdings werden Ziele und damit Richtlinien oft nur kurzfristig und losgelöst vom langfristigen Entwicklungsplan des Unternehmens festgelegt. Dabei besteht zwangsläufig ein Widerspruch zwischen kurzfristigen Zielen, die sich in Budgetkennzahlen widerspiegeln, und dem Bedarf an Ressourcen, die zur Umsetzung der langfristigen, strategischen Ziele des Unternehmens notwendig sind.

Die Trennung der Haushaltsführung von der strategischen Führung führt entweder zur Abweichung von strategischen Zielen oder zur Nichterfüllung des Budgets. Wenn der strategische Planungshorizont fünf Jahre beträgt und das Budget nur für ein Jahr entwickelt wird, bedeutet das Erreichen der für das laufende Jahr gesetzten Ziele keineswegs eine Annäherung an die strategischen Ziele, da die zu ihrer Erreichung notwendigen Parameter nicht berücksichtigt werden im Budget. Die betrachtete Situation kann vermieden werden, wenn der Budgetierungsprozess ein integraler Bestandteil der strategischen Unternehmensführung ist.

Wichtig! Eines der bekanntesten strategischen Managementkonzepte ist die Balanced Scorecard (BSS). Grundlage des BSC ist die Entwicklung von Karten, die die Unternehmensstrategie in vier Hauptbereichen widerspiegeln: Finanzen, Kunden, Geschäftsprozesse, Personal. Für jeden dieser Bereiche wird eine Reihe von Schlüsselindikatoren ermittelt, die die Zielerreichung und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens charakterisieren. Diese Indikatoren werden als Key Performance Indicators oder KPIs (Key Performance Indicators) bezeichnet.

Durch die Abstimmung von Budgetindikatoren mit KPIs können Sie die Budgetierung organisch in das strategische Managementsystem integrieren. Gleichzeitig wird die Einhaltung des Budgets zu einem zwingenden Schritt auf dem Weg zur Erreichung strategischer Ziele: Die Einhaltung der Budgetkennzahlen zum aktuellen Zeitpunkt bedeutet eine Annäherung an die Erreichung von Key Performance Indicators, die wiederum Indikatoren für die Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens sind .

Die Rolle der Verknüpfung von Leistungskennzahlen und Budgetindikatoren übernimmt das strategische (langfristige) Budget, das die Umsetzung langfristiger Ziele mit den dafür notwendigen Ressourcen verbindet. Basierend auf der Detaillierung des strategischen Budgets werden aktuelle Budgetkennzahlen ermittelt.

Dadurch werden Budgetindikatoren zu einem integralen Bestandteil des BSC, und das Budgetierungssystem orientiert sich an der Strategie des Unternehmens und agiert nicht blind. Mit diesem Ansatz wird das Risiko eines Haushaltsversagens deutlich reduziert, da Haushaltsindikatoren zu einer Projektion strategischer Ziele zum aktuellen Zeitpunkt werden und deren Erreichung daher kein Hindernis für die Erreichung dieser Ziele darstellt.

1. Die Risiken eines Haushaltsversagens müssen bereits in der Phase seiner Aufstellung berücksichtigt werden.

Die Planung der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens erfolgt unter Bedingungen der Unsicherheit, die mit dem Mangel an vollständigen Informationen, dem Vorhandensein gegenläufiger Trends und Zufallselementen verbunden sind. Daher gibt es immer Risikofaktoren für ein Budgetversagen. Doch wie berücksichtigt man diese Umstände bei der Budgeterstellung? Berechnen Sie die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines bestimmten Ereignisses? Ich denke, dass dies bei der Budgetierung recht schwierig und nicht ganz gerechtfertigt ist. Es ist auch falsch, das Vorhandensein von Risiken völlig zu ignorieren, da ein solcher „Straußenansatz“ zu einem bewusst falschen Ergebnis führt. Risikofaktoren müssen identifiziert, bewertet und bei der Budgetbildung berücksichtigt werden.

Sowohl externe, die nicht mit den Aktivitäten des Unternehmens zusammenhängen, als auch interne, direkt mit dem Unternehmen selbst zusammenhängende Risikofaktoren können zu Budgetversagen führen. Die häufigsten externen Faktoren sind Umstände, die mit der wirtschaftlichen und politischen Lage des Staates und/oder der Region zusammenhängen: Steuerpolitik, Inflation, Währungsschwankungen usw. Zu den internen Risikofaktoren zählen vor allem die Nichterfüllung von Verpflichtungen durch Lieferanten und Auftragnehmer, verspätete Zahlungen von Kunden, Gewährung von Darlehen an Tochtergesellschaften, Scheitern geplanter Transaktionen usw.

Sie können sowohl interne als auch externe Risiken mit der am besten zugänglichen Methode bewerten – Expertenbewertungsmethode. Basierend auf der Bewertung werden die relevanten Daten angepasst und anschließend in das Budget übernommen. Es gibt auch die Praxis, mehrere Budgetoptionen zu erstellen, die sich hinsichtlich der durch Risikofaktoren beeinflussten Daten voneinander unterscheiden. Wenn diese Methode verwendet wird, ist es notwendig, das Verfahren zur Verabschiedung des Budgets strikt anzugehen: Während des Diskussionsprozesses muss nur eine Budgetoption ausgewählt und genehmigt werden, die in der kommenden Periode als Finanzrichtlinie des Unternehmens dienen wird.

Eine Möglichkeit, Risikofaktoren nicht aus den Augen zu verlieren, besteht darin, in das Album der Haushaltsformulare des Zentralrusslands ein zusätzliches Formular aufzunehmen, in dem die Umstände aufgeführt werden müssen, die zu einer Nichterfüllung des vorgelegten Haushalts führen könnten.

Die Berücksichtigung von Risikofaktoren sowie die Anwendung der richtigen Methodik, die Verwendung verlässlicher Informationen und die Ausrichtung der Budgetindikatoren auf die strategischen Ziele des Unternehmens ermöglichen die Bildung eines korrekten Budgets und verringern dadurch die Wahrscheinlichkeit seiner Nichterfüllung .

Kontrolle und Analyse der Haushaltsausführung

Es ist naiv zu erwarten, dass Budgetziele erreicht werden, ohne ein wirksames System zur Überwachung und Analyse von Abweichungen aufzubauen. Mit der Budgetkontrolle können Sie Abweichungen von akzeptierten Zielindikatoren schnell überwachen und sich abzeichnende Trends in der Unternehmensentwicklung erkennen. Der Hauptzweck der Kontrolle besteht darin, Problembereiche rechtzeitig zu identifizieren, um Maßnahmen zu ergreifen, um die Ausführung des Haushalts sowohl in der laufenden als auch in den folgenden Haushaltsperioden sicherzustellen.

Bezüglich der Ausführungsart wird zwischen der regelmäßigen und der abschließenden Kontrolle des Haushaltsvollzugs unterschieden.

Regelmäßige Kontrolle

Während der Budgetperiode erfolgt ein regelmäßiges Monitoring. Der Hauptzweck der regelmäßigen Überwachung besteht darin, Trends zu Haushaltsverstößen frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Behebung der Situation zu ergreifen.

Grundlage der regelmäßigen Kontrolle sind Verfahren zur Überprüfung abgeschlossener Verträge und geleisteter Zahlungen auf die Einhaltung des Budgets.

Die regelmäßige Kontrolle von Verträgen zielt hauptsächlich auf Verträge mit Lieferanten und Auftragnehmern ab, jedoch sollten auch Verträge mit Kunden nicht außer Acht gelassen werden. Grundlage für die Haushaltsausgaben sind Vereinbarungen mit Materiallieferanten (Bauarbeiten, Dienstleistungen usw.), deren Überschreitung eine Reihe negativer Folgen nach sich ziehen kann, von denen die wichtigste ein Mangel an Mitteln ist. Kundenverträge stellen einen Umsatzbestandteil dar, dessen Überschreitung insbesondere aufgrund einer Erhöhung der Steuerlast auch für das Unternehmen unrentabel sein kann. Deshalb ist die Prüfung des abgeschlossenen Vertrages auf Einhaltung des Budgets eine verbindliche Regel für alle Verträge, unabhängig davon, welche Seite das Unternehmen – Auftragnehmer oder Auftraggeber – einnimmt.

Das Verfahren zur Haushaltskontrolle abgeschlossener Verträge ist der Schnittpunkt zweier Prozesse, in denen sie sich gegenseitig beeinflussen. Der Einfluss des Budgetierungsprozesses auf den Prozess des Vertragsabschlusses wird hauptsächlich durch die Notwendigkeit verursacht, Haushaltsposten und Vertragsgegenstand zu synchronisieren (z. B. wenn der abzuschließende Vertrag mehrere Arten von Arbeiten enthält, deren Planung und Abrechnung durchgeführt werden). separat). Die Anforderungen an den Budgetierungsprozess beziehen sich auf den Detaillierungsgrad des Budgets und das Verfahren zur Ist-Datenerfassung:

Das Budget muss vertraglich erstellt werden. Diese Bedingung wird die Haushaltstransparenz gewährleisten und das Überprüfungsverfahren technisch erleichtern und gleichzeitig verschärfen;

Auch zum Abschluss vorgesehene Verträge unterliegen der Budgetverrechnung. Das Budget muss alle Verträge umfassen, deren Abschluss im Budgetzeitraum geplant ist, unabhängig davon, ob sie sich in der Projektphase oder in der Phase der Verhandlung der endgültigen Bedingungen befinden;

Ist-Daten unterliegen der Abrechnung ebenso wie Plan-Daten, also im Rahmen von Verträgen. Für eine korrekte Kontrolle, Abrechnung und Analyse der Haushaltsausführung ist es notwendig, die analytischen Abschnitte von Plan- und Ist-Daten abzugleichen;

Während des Budgetzeitraums ist es notwendig, Aufzeichnungen über alle abgeschlossenen Verträge, geplante und ungeplante, zu führen, um Budgetüberschreitungen bei einem bestimmten Budgetposten zu vermeiden.

Die Erfüllung der oben genannten Anforderungen ermöglicht eine Verbesserung der Planungsqualität durch Erhöhung der Budgettransparenz, eine Vereinheitlichung des Vertragsabschlussverfahrens und eine Stärkung der Budgetkontrolle.

Der Abschluss neuer Verträge ist kein so regelmäßiger Vorgang wie die Zahlung. In großen Betrieben werden über die gesamte Budgetperiode täglich Dutzende und Hunderte von Zahlungen getätigt, die jeweils nicht nur auf Budgetkonformität überprüft werden müssen. Die Budgetkontrolle der Zahlungen ist eine der Phasen des allgemeinen Verfahrens zur Genehmigung eines Zahlungsantrags.

Unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Organisations- und Finanzstruktur des Unternehmens können Anzahl und Inhalt der Phasen des Ausfüllens eines Zahlungsantrags unterschiedlich sein, sie haben jedoch eine gemeinsame Logik – ungeplante, fehlerhafte und wiederholte Zahlungen auszusortieren. Die vom Initiator erstellte Standardliste der Abteilungen (Mitarbeiter), die den Antrag koordinieren, enthält:

Leiter des zentralen Bundesdistrikts (Haushaltseigentümer);

Buchhaltungs-Service;

Budgetkontrolleur;

Schatzmeister;

Finanz- und/oder Generaldirektor.

Jeder der aufgeführten Mitarbeiter prüft den Antrag im Rahmen seiner Zuständigkeit, anschließend werden Anträge, die das Genehmigungsverfahren bestanden haben, im Zahlungsregister zusammengefasst.

Die Prozesse zur Überprüfung von Zahlungen und abgeschlossenen Verträgen auf Einhaltung des Budgets können je nach Gesamtautomatisierungsgrad der Geschäftsprozesse ganz oder teilweise automatisiert werden. Wenn das Unternehmen ein automatisiertes Managementsystem implementiert hat, ist die Umsetzung der Budgetkontrolle deutlich einfacher. Moderne Systeme der ERP-Klasse ermöglichen es, die wichtigsten Geschäftsprozesse des Unternehmens abzudecken und die Beziehungen zwischen ihnen zu erkennen. In unserem Fall verknüpft die Budgetkoordination den Budgetierungsprozess mit den Prozessen des Vertragsabschlusses und der Zahlungsvereinbarung. Gleichzeitig erfolgt das Genehmigungsverfahren selbst streng nach dem etablierten Algorithmus, der eine einheitliche Vorgehensweise für alle Prozessbeteiligten garantiert, unabhängig von der Position und dem Einfluss eines einzelnen Mitarbeiters. Dadurch wird das Risiko des sogenannten menschlichen Faktors reduziert, der sich sowohl in der Priorisierung einer Vielzahl von Anträgen als auch in Rechenfehlern bei der Prüfung eines Antrags auf Einhaltung des Budgets äußern kann.

Unabhängig davon, wie Budgetkontrollverfahren umgesetzt werden, müssen diese streng geregelt sein, damit alle Prozessbeteiligten wissen, welche Voraussetzungen für die Genehmigung des Antrags erfüllt sein müssen und wie der Genehmigungsprozess selbst abläuft. Neben Standardparametern wie Ablauf und Dauer der einzelnen Genehmigungsstufen, der Liste der verantwortlichen Personen und deren Befugnissen ist Folgendes festzulegen:

• ein Paket mit Dokumenten, die zur Erlangung der Zulassung in der Phase vorgelegt werden müssen (falls erforderlich);

Verfahren zur Genehmigung eines Antrags, der im Haushaltsplan nicht vorgesehen ist. Um die Zahl außerplanmäßiger Zahlungen und Verträge zu reduzieren, sollte ein komplexeres Verfahren zur Genehmigung von Anträgen außerhalb des Budgets vorgesehen werden. Typischerweise besteht der Unterschied zum Standardsystem darin, dass Materialien zur Erläuterung der Gründe für Abweichungen vom Budget (Erläuterungen, Memos, andere Dokumente) bereitgestellt werden müssen und ein Visum von der Geschäftsleitung und/oder dem Haushaltsausschuss eingeholt werden muss. Diese einfache Maßnahme hat eine hervorragende psychologische Wirkung. Wenn das Management jedoch loyal gegenüber der Entstehung einer Regel für die Verwendung des Reservefonds ist. Die Bildung eines Reservefonds wird dazu beitragen, die negativen Auswirkungen von Umständen höherer Gewalt zu neutralisieren und ungeplante Haushaltsanpassungen während des Berichtszeitraums zu vermeiden. Die Höhe des Reservefonds wird in der Regel als Prozentsatz der Höhe bestimmter Kosten (Produktions-, Allgemein-, allgemeine Projektkosten etc.) ermittelt. Um im Budget Mittel für unvorhergesehene Ausgaben zu reservieren, können Sie einen separaten Posten „Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben“ vorsehen oder die Höhe der Rücklagen für einzelne Budgetposten bilden;

ein Mechanismus zur Umverteilung von Mitteln von einem Haushaltsposten auf einen anderen. Neben dem Reservefonds können auch aus anderen Haushaltsposten umverteilte Mittel als Quelle für außerplanmäßige Anträge dienen. Traditionell ist die Umverteilung von Mitteln innerhalb eines zentralen Bundesdistrikts zulässig, basierend auf der Entscheidung des Leiters des zentralen Bundesdistrikts über die Priorität ungeplanter Ausgaben unter Beibehaltung des Gesamtbetrags der Ausgaben des zentralen Bundesdistrikts.

Aus unserer Sicht empfiehlt es sich, den kritischen Wert der Abweichung vom Budgetindikator zu genehmigen. Überschreitet der Gesamtbetrag der Abweichungen vom Budgetindikator einen kritischen Wert nicht, erfolgt die Vertrags- bzw. Zahlungsannahme automatisch, andernfalls müssen Sie alle notwendigen Verfahren durchlaufen. Hier ist es wichtig, den optimalen Abweichungsgrad zu ermitteln, der einerseits nicht zu einer Schwächung der Budgetkontrolle führt und andererseits dem Budgetierungssystem Flexibilität verleiht, sodass Sie Zeitverzögerungen und unnötige Verzögerungen vermeiden können Bürokratisierung, wenn dringende ungeplante Zahlungen oder Verträge erforderlich sind. Dieser Indikator ist nicht statisch und muss überarbeitet werden, wenn sich die finanzielle und wirtschaftliche Situation sowie die Entwicklungsziele des Unternehmens ändern.

Endkontrolle und Analyse

Bei der Endkontrolle handelt es sich um die Überwachung der Ergebnisse des Haushaltsvollzugs für die gesamte Haushaltsperiode. Im Gegensatz zur regulären Kontrolle, die auf die frühzeitige Diagnose und Vermeidung von Abweichungen abzielt, besteht das Hauptziel der Endkontrolle darin, diese Abweichungen zu erkennen und die Ursachen für Abweichungen zwischen Plan- und Budgetkennzahlen zu analysieren.

Das wichtigste Instrument zur abschließenden Kontrolle der Haushaltsausführung ist die Plan-Ist-Analyse. Um das Verfahren zur Analyse des Haushaltsvollzugs zu optimieren, empfiehlt es sich, den akzeptablen Grad der Abweichung von den Ist-Daten zu ermitteln. In diesem Fall muss nicht nur der relative Wert der Abweichung berücksichtigt werden, sondern auch der Grad des Einflusses dieses Werts auf die endgültigen Haushaltsindikatoren. Beispielsweise wirkt sich bei einem Handelsunternehmen ein erheblicher Anstieg der Büromaterialkosten weitaus weniger auf den Gewinn aus als ein leichter Rückgang des Umsatzes des Hauptprodukts.

Ein vereinfachtes Diagramm der Analyse der Umsetzung von BDD unter Berücksichtigung der oben genannten Empfehlungen ist in Abb. dargestellt. 1.

Reis. 1. Schema zur Durchführung einer Plan-Fakten-Analyse von BDD

Die Plan-Ist-Analyse ist eine Standardmethode zur Analyse der Budgetumsetzung. Für eine tiefergehende Analyse und Identifizierung sich abzeichnender Trends werden Methoden wie Ranking, Faktorenanalyse und Trendanalyse eingesetzt.

Bei dem Bemühen, die tatsächlichen Daten des Berichtszeitraums umfassend zu analysieren, sollte man nicht vergessen, dass der Hauptzweck dieser Veranstaltung darin besteht, Informationsunterstützung für die Budgetanpassungsphase bereitzustellen, da es sich um die Ergebnisse der Analyse handelt, zusammen mit der Strategie des Unternehmens Ziele, die als Grundlage für die Aktualisierung dienen. Gleichzeitig ist es sehr wichtig, den Haushaltsvollzug zeitnah zu analysieren, damit die Erkenntnisse nicht an Relevanz verlieren und bei Anpassungen berücksichtigt werden. Hierzu muss in den Regelungen des Haushaltsverfahrens eine zeitliche Verzögerung zwischen der Analyse des Haushaltsvollzugs und der anschließenden Anpassungsphase vorgesehen werden. Eine solche Organisation des Budgetprozesses ermöglicht es, die maximale Wirkung des Endkontrollverfahrens zu erzielen und trägt zur weiteren Umsetzung des Budgets bei.

Budgetanpassung

Der Hauptzweck der Budgetanpassung besteht darin, die darin enthaltenen Daten zu aktualisieren. Selbst ein Budget bester Qualität enthält Prognosedaten, die dem Einfluss verschiedener Risikofaktoren unterliegen. Wenn die Anpassungsphase vernachlässigt wird, werden die Budgetindikatoren daher früher oder später nicht mehr der Realität entsprechen. Ein solches Budget zu haben ist sinnlos und der Versuch, es einzuhalten, ist zum Scheitern verurteilt.

Betrachten wir die Grundprinzipien der Haushaltsanpassung:

Regelmäßigkeit. Veränderungen im externen Umfeld und innerhalb des Unternehmens selbst finden ständig statt, daher sollte die Aktualisierung des Budgets regelmäßig durchgeführt werden und kein einmaliger Vorgang sein;

Zyklizität. Die Budgetanpassungsphase fügt sich logischerweise in den allgemeinen Budgetierungszyklus ein: Budgetierung – Überwachung der Budgetausführung und Erhebung tatsächlicher Daten – Analyse von Abweichungen – Anpassung des Budgets auf der Grundlage wirtschaftlich begründeter Abweichungen;

Möglichkeit außerplanmäßiger Anpassungen. Aufgrund höherer Gewalt kann das bestehende Budget seine Relevanz völlig verlieren. Daher muss die Möglichkeit vorgesehen werden, in solchen Situationen ungeplante Anpassungen der Haushaltsindikatoren vorzunehmen.

Es liegt auf der Hand, dass sich die „Verjüngung“ des Haushalts nach der Anpassung positiv auf seine Umsetzung auswirkt. Die Auswirkungen der Datenaktualisierung sind jedoch unvollständig, wenn Sie nicht verfolgen, wie sich die aktuelle Anpassung auf das langfristige Budget des Unternehmens auswirkt.

Die Kette der Anpassungen des aktuellen Budgets beginnt mit Änderungen in einzelnen Budgetposten, dann werden die Betriebsbudgets aktualisiert und dann die konsolidierten Budgets – BDR, BDDS und Forecast Balance. Konsolidierte Budgets müssen mit dem strategischen Budget des Unternehmens verglichen werden. Ermöglicht eine Änderung der Kennzahlen der konsolidierten Haushaltspläne der aktuellen Periode die Umsetzung des Langfristhaushalts, so bleibt dieser unverändert, andernfalls unterliegt er ebenfalls einer Aktualisierung. Die Anpassung des langfristigen Budgets bedeutet in der Regel eine Anpassung der strategischen Ziele des Unternehmens. Somit sind Budget- und strategische Ziele voneinander abhängig: Die Strategie des Unternehmens bestimmt die aktuellen Budgetkennzahlen, und durch die Aktualisierung des Budgets können Anpassungen an den strategischen Plänen des Unternehmens vorgenommen werden.

Eine weitere Möglichkeit, strategische und aktuelle Indikatoren näher zusammenzubringen, ist die rollierende Budgetierung. Die Grundlage der rollierenden Budgetierung ist die Beibehaltung einer konstanten Länge des Budgetzeitraums. Bei einer vierteljährlichen Anpassung des Jahresbudgets wird am Ende des ersten Quartals eine weitere zum vierten hinzugefügt und das Budget für das Jahr erneut erstellt. Dadurch erweitert sich der Planungshorizont und die Lücke zwischen strategischen und aktuellen Indikatoren verringert sich.

Mitarbeiter motivieren, das Budget einzuhalten

Es ist äußerst schwierig, die Einhaltung des Budgets zu erreichen, wenn das Personal des Unternehmens kein Interesse daran hat. Das Erreichen von Budgetzielen, die Qualität und Aktualität der Bereitstellung von Informationen zur Budgetbildung – all diese Faktoren müssen sich im Motivationssystem widerspiegeln, sonst fehlt den Mitarbeitern einfach der Anreiz, das Budget zu erfüllen.

Die Verbindung zwischen Motivationssystem und Budgetierungssystem wird durch die Finanzstruktur des Unternehmens hergestellt. Das Prinzip beim Aufbau einer Finanzstruktur, in der sogar die Organisationseinheit Zentralrussland genannt wird, besteht darin, den Leitern des Zentralrusslands Verantwortung zu übertragen, auch für die Erreichung von Haushaltsindikatoren. Nachdem wir die Abhängigkeit der Gehälter der Mitarbeiter des Zentralrusslands von der Erfüllung der ihnen zugewiesenen Haushaltsindikatoren festgestellt haben, erhalten wir ein auf die Haushaltserfüllung ausgerichtetes Motivationssystem. Damit ein solches Motivationssystem jedoch erfolgreich funktioniert, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:

• Indikatoren, für die der Zentrale Bundesdistrikt verantwortlich ist, müssen genehmigt und dem Leiter des Zentralen Bundesdistrikts zur Kenntnis gebracht werden. Der Leiter des Zentralen Bundesdistrikts muss verstehen, für welche Indikatoren sein Zentraler Bundesdistrikt verantwortlich ist;
• Der Leiter des Zentralen Bundesdistrikts muss die persönliche Verantwortung für die Erreichung der genehmigten Indikatoren tragen. Nur dann wird er seinen Untergebenen angemessene Ziele setzen;
• Der Manager kann nur für diejenigen Budgetindikatoren verantwortlich sein, auf die er direkten Einfluss hat. Im umgekehrten Fall kann es aufgrund der Überschneidung der Zuständigkeitsbereiche der Leiter verschiedener zentraler Bundesbezirke zu Konflikten kommen.

Ein wirksames Motivationssystem basiert auf der Zuckerbrot-Peitsche-Methode: Für Nichteinhaltung muss bestraft werden, für Leistung muss motiviert werden. Unangemessen strenge Disziplinarmaßnahmen bei Nichterreichen von Haushaltszielen können zu einem ernsthaften demotivierenden Faktor werden und alle Bemühungen zur Förderung der Haushaltsausführung zunichte machen. Aus Angst vor Strafen können sich Mitarbeiter bei der Budgeterstellung zu sehr absichern, was zu einer Verzerrung der Budgetkennzahlen und negativen Auswirkungen auf die Planungsqualität führt. Darüber hinaus erhöht eine unzureichende Einflussnahme der Unternehmensleitung das Risiko, einen talentierten mittleren Manager zu verlieren, der aus objektiven Gründen erhebliche Abweichungen vom Budget aufweist. Daher ist es notwendig, den Einfluss unkontrollierbarer externer Faktoren auf die Leistungsbeurteilung sowie technische Fehler (z. B. bei der Konsolidierung von Daten) auszuschließen, auf die der Leiter des Zentralrusslands keinen Einfluss hat.

Durch die ordnungsgemäße Nutzung der Ergebnisse der Analyse von Budgetabweichungen im Vergütungssystem können Sie:

• das Interesse der Mitarbeiter an der Erreichung der Budgetziele steigern;
• den Enthusiasmus und die Entschlossenheit der Mitarbeiter steigern;
• Verbesserung der Qualität der Planung und Analyse von Abweichungen;
• Richten Sie die Mitarbeiterziele an den Unternehmenszielen aus.

Durch die Verbindung zwischen Motivationssystem und Budgetierungssystem nutzt das Unternehmen die wertvollste seiner Reserven – die Aktivität der Mitarbeiter. Es ist kein Geheimnis, dass ein Mitarbeiter, der finanziell an den Ergebnissen seiner Tätigkeit interessiert ist, effizienter und produktiver arbeitet. Die Einhaltung des Budgets wird in diesem Fall selbstverständlich zu einem der Ziele jedes Mitarbeiters.

Regulierung der Haushaltsverfahren

In Unternehmen mit einem erfolgreich funktionierenden Budgetsystem sind die Verfahren zur Erstellung, Überwachung der Ausführung und zeitnahen Anpassung des Budgets regelmäßiger und nicht einmaliger Natur. Gleichzeitig deckt der Budgetprozess fast alle Unternehmensbereiche ab, und daher kann die Zahl seiner Teilnehmer je nach Unternehmensgröße nicht Dutzende oder sogar Hunderte betragen. Unter solchen Bedingungen ist es von Anfang an notwendig, die Regeln festzulegen, die die Interaktion zwischen allen Teilnehmern dieses Prozesses regeln. Das Regelwerk richtet sich nach den individuellen Besonderheiten des Unternehmens – den Besonderheiten seiner Tätigkeit, der Organisations- und Finanzstruktur, der Unternehmenskultur und der Herangehensweise des Top-Managements an die Unternehmensführung. Die Grundvoraussetzungen, die eine Haushaltsordnung erfüllen muss, sind jedoch allgemeiner Natur:

1. Die Verordnung muss drei Hauptaspekte klar definieren:

die Reihenfolge und Dauer jeder Phase des Budgetprozesses. Die Dauer jeder Phase muss nicht ab dem Zeitpunkt bestimmt werden, an dem der gesamte Prozess beginnt, sondern ab dem Zeitpunkt, an dem die vorherige Phase endet. Andernfalls bleibt bei Nichteinhaltung der Fristen für den Abschluss der ersten Phasen möglicherweise überhaupt keine Zeit mehr, die folgenden Phasen abzuschließen.

eine Liste der für jede Phase verantwortlichen Personen, ihrer Funktionen und Befugnisse. Eine strikte Definition der Funktionen jeder verantwortlichen Person vermeidet Verwirrung, Doppelfunktionen und Konflikte, die bei einer impliziten Aufteilung von Verantwortungsbereichen entstehen, was letztendlich die Zeit bis zum Abschluss der Phase verkürzt;

eine Liste der eingehenden und ausgehenden Informationen und/oder Dokumentationen für jede Phase. Beim Übergang von einer Phase zur nächsten überschneiden sich zwangsläufig die Interessen der für die Umsetzung verantwortlichen Abteilungen/Mitarbeiter. Um die Entstehung von Widersprüchen und Missverständnissen an der Grenze der Etappen zu vermeiden, ist es notwendig, Zusammensetzung, Form und Zeitpunkt der Übermittlung von Zwischen- und Abschlussdokumenten festzulegen.

1. Die Regelungen sollten im Rahmen der Diskussion aller Hauptbeteiligten am Budgetierungsprozess erarbeitet werden.
2. Die Regelungen müssen durch eine unternehmensinterne Anordnung genehmigt werden, die jedem am Prozess beteiligten Mitarbeiter zur Kenntnis gebracht werden muss.

Besonderes Augenmerk sollte auf die Verteilung der Verantwortungsbereiche zwischen dem Finanzdienst und dem zentralen Bundesdistrikt gelegt werden. Abhängig vom Grad der Beteiligung der Mitarbeiter des Zentralrusslands am Budgetierungsprozess können wir aktive und passive Optionen für die Beteiligung des Zentralrusslands am Budgetierungsprozess unterscheiden:

Aktive Option. Die aktive Position des Zentralrusslands setzt die direkte Beteiligung seiner Mitarbeiter an der Haushaltsvorbereitung voraus. Unter den Mitarbeitern des zentralen Bundesdistrikts werden eine oder mehrere verantwortliche Personen ernannt, zu deren Aufgaben das Sammeln der erforderlichen Informationen mit anschließender Vereinbarung mit dem Manager, das Ausfüllen von Budgetformularen und deren Übermittlung an den Finanzdienst (ggf. mit anschließender Überarbeitung) gehört. . Diese Funktionen gehören zu den unmittelbaren Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und spiegeln sich in ihren Stellenbeschreibungen wider.

Passive Option. Wenn das Unternehmen eine passive Option für die Beteiligung des Zentralen Bundesdistrikts am Haushaltsverfahren gewählt hat, erfolgt die Datenerhebung durch Spezialisten des Finanzdienstes mit anschließender Genehmigung durch den Leiter des Zentralen Bundesdistrikts.

Unabhängig davon, wie die Verantwortungsbereiche zwischen Finanziers und Mitarbeitern des zentralen Bundesdistrikts aufgeteilt sind, ist es ein klarer Fehler, die Budgetierung zum Vorrecht des Finanzdienstes zu machen.

Unserer Meinung nach ist es optimal, den Finanzdienst mit der Rolle des Verwalters des Haushaltsverfahrens und den zentralen Bundesdistrikt als seine direkten Teilnehmer zu betrauen. Die Kompetenz des CFO umfasst bei diesem Ansatz die Generierung und Bereitstellung von Daten zur Überprüfung und Weiterverarbeitung in der Finanzdienstleistung. Der Finanzdienst wiederum ist für die Überwachung, Prüfung und Verarbeitung der erhaltenen Informationen, die Erstellung konsolidierter Budgets, die Organisation der Interaktion zwischen den Beteiligten und die Koordinierung des gesamten Budgetierungsprozesses verantwortlich.

Betrachten wir die Regelung der vorgeschlagenen Möglichkeit der Mitarbeiterinteraktion am Beispiel der Phase der Budgetbildung für den Kauf von Computerausrüstung.

Alternativ oder ergänzend zu den Regelungstexten können Sie auf die nachfolgend vorgeschlagenen Regelungen zurückgreifen. Ihr Vorteil liegt in der visuellen Darstellung von Terminen, Funktionen und Verantwortlichkeiten jedes Teilnehmers. Dadurch können Schemata die Rolle einer Art Anleitung für den Budgetprozess spielen, anhand derer leicht festgestellt werden kann, wer, wann, an wen welche Informationen weitergegeben werden. Sie eignen sich auch gut als Kontrollformulare zur Überprüfung der Korrektheit des Budgetprozesses.

Tabelle 1. Schema der Interaktion zwischen Organisationseinheiten während des Budgetprozesses (Zeitrahmen für die Wahrnehmung der Hauptfunktionen)

* Verantwortliche Mitarbeiter werden von den Dienststellenleitern ernannt.

Tabelle 2. Schema der Interaktion zwischen Organisationseinheiten während des Budgetprozesses (Verantwortung der Parteien während der Umsetzung der Phase)

Tabelle 3. Schema der Interaktion zwischen Organisationseinheiten während des Budgetprozesses (Informationsflüsse nach Hauptfunktionen)

* Koordinations- und Genehmigungsfunktionen können in mehreren Iterationen erfolgen.

Haushaltsordnungen können in einem allgemeinen Dokument formuliert werden oder mehrere Bestimmungen zur Regelung einzelner Funktionsbereiche der Haushaltsführung zusammenfassen. Im letzteren Fall ist darauf zu achten, dass zwischen den Dokumenten keine Widersprüche hinsichtlich konzeptionellem Apparat, Fristen, Zuständigkeiten etc. bestehen.

Welche Form der Regelung das Unternehmen auch immer wählt, entscheidend ist nicht das Vorhandensein der Regelung, sondern deren Umsetzung. Keine Regelung hilft, wenn die Mitarbeiter kein Interesse an der Umsetzung des Budgets haben und das Management aus dem einen oder anderen Grund dem Budgetierungsprozess nicht genügend Aufmerksamkeit schenkt. Aber ein so ernster Prozess wie die Haushaltsführung kommt nicht ohne Vorschriften aus. Ein niedriges Regulierungsniveau bedeutet in den meisten Fällen eine geringe Leistungsdisziplin. Von echter Verantwortung und Haushaltsvollzug kann in diesem Fall keine Rede sein.

Abschluss

Genehmigte Budgets müssen ausgeführt werden – das ist eine der Grundregeln der Budgetierung, sonst wird die eigentliche Idee der Budgetverwaltung zunichte gemacht.

In jeder Phase des Haushaltsprozesses müssen Maßnahmen zur Verhinderung von Haushaltsversagen vorgesehen werden. Wir sollten jedoch nicht vergessen, dass keine der oben genannten Maßnahmen ein Allheilmittel für sich ist. Erfolg ist nur möglich, wenn ein integrierter Ansatz verwendet wird, bei dem jeder von ihnen den anderen ergänzt und nicht ausschließt.

Allerdings ist auch die Einhaltung aller Empfehlungen keine Garantie dafür, dass das Budget eingehalten wird. Die Unsicherheit der äußeren Umgebung, der menschliche Faktor und viele andere Umstände führen zu Anpassungen in jedem Prozess, insbesondere wenn es um die Planung der Zukunft geht. Ein anspruchsvoller Manager muss wissen, dass nicht das Vorhandensein von Abweichungen abnormal ist, sondern deren Fehlen. Ständig eingehaltene Budgets sind ein ungesundes Zeichen und weisen auf schwerwiegende Probleme im Budgetsystem hin.